Комплекс «Аристократ» расположен в центре города Полтава. Гостиница включает 46 комфортных номеров, ресторан с изысканной едой, предоставляет услуги конференц-зала, салона красоты, проведение банкетов, фуршетов и кофе-брейков. Еще один объект компании «Арена» — это современная тренировочная база футбольного клуба «Полтава» с ресторанно-гостиничным комплексом. Номерной фонд комплекса с высоким комфортом размещает 100 гостей, а ресторан и летняя площадка рассчитаны на 130 человек. Оба комплекса гостеприимно встречают многочисленных посетителей, которые ценят высокий уровень обслуживания и качество предоставляемых услуг.
При открытии объектов руководство решило эффективно организовать управление бизнесом. Потребовалось автоматизировать все бизнес-процессы и консолидировать их в единой системе. Такая система должна была позволить управлять номерным фондом гостиниц, работой ресторанов, контролировать складской учет, вести бухгалтерский и налоговый учет.
Первым было решено автоматизировать «Аристократ». Специалисты компании «Автоматизация и бизнес-консалтинг» — партнера «1С-Рарус» — порекомендовали построить систему с помощью отраслевых решений «1С-Рарус: Управление отелем», «РестАрт» и «1С-Рарус: Общепит, редакция 8, украинская версия». Проект был реализован в сжатые сроки. Автоматизацию «Арены» провели через полгода. Всего в ходе сотрудничества автоматизировано 12 рабочих мест в обоих комплексах.
В единой системе учета гостинично-ресторанных комплексов база данных «1С-Рарус: Общепит, редакция 8, украинская версия» — главная. В ней накапливается информация со всех источников: данные о предоставлении услуг гостиниц, заказы и продажи ресторанов, ведутся калькуляции блюд, с ее помощью производятся блюда и списываются ингредиенты. На ее основании формируется бухгалтерский и налоговый учет, составляется необходимая документация и отчетность. С внедрением «1С-Рарус: Общепит, редакция 8, украинская версия» оптимизирована работа со списком блюд, неограниченным количеством их рецептур, разными типами меню, настройкой цен. Жестко контролируется складской учет и инвентаризации. Учет приготовлений и списаний максимально облегчен.
Современные автоматизированные рабочие места получили администраторы зала, кассиры, официанты и бармены ресторанов «Аристократ» и «Арена». Система «РестАрт» помогает контролировать текущую загрузку залов, занятость столов, выполнение заказов (в том числе и с доставкой в номер). Сотрудники эффективно управляют ценовой политикой, дисконтной системой, производят расчеты с посетителями.
Сегодня администраторы гостиниц с помощью «1С-Рарус: Управление отелем» регистрируют данные о посетителях, бронируют номера, размещают гостей, проводят взаиморасчеты с клиентами. Загрузка гостиниц отображается в графиках по периодам времени, отдельно можно просмотреть информацию по типам номеров и по статусам их занятости, по корпусам и этажам. Пользуясь решением, администраторы настроили тарифы на проживание, указав список услуг, входящих в состав того или иного пакета, установили цены на дополнительные услуги гостиниц. Сегодня в системе они управляют скидками, планируют питание гостей. Интеграция с программой «1С-Рарус: Общепит, редакция 8, украинская версия» позволяет ежедневно (или по запросу) обмениваться данными, создавая счета на оплату, акты об оказании услуг, кассовые и банковские документы, заполняя при этом необходимые справочники. Интеграция позволила исключить огромный объем работ по двойному или тройному занесению информации и, как следствие, избежать связанных с этим ошибок.
О результатах проекта рассказала Светлана Николаевна Лысенко, главный бухгалтер гостинично-ресторанного комплекса «Аристократ»: «Новое программное обеспечение помогло быстро и качественно обслуживать клиентов с первых дней открытия. Система позволяет четко контролировать и анализировать всю деятельность нашего комплекса, планировать, принимать оперативные решения. Сегодня мы ощущаем постоянную поддержку со стороны фирмы «Автоматизация и бизнес-консалтинг», сотрудники которой сопровождают установленные программы».
