Леруа Мерлен — одна из самых быстроразвивающихся торговых сетей в своей отрасли. Рост бизнеса влечет за собой увеличение потока входящей финансовой документации от контрагентов, которых у компании больше 2000. Раньше сотрудники вручную обрабатывали, систематизировали и архивировали входящие финансовые документы. Из-за этого подготовка к налоговым проверкам и аудитам, а также поиск документов отнимали много времени и ресурсов. Часто документы терялись, а доступ к ним был запутан и неудобен.
Чтобы оптимизировать работу с документами, руководство Леруа Мерлен решило внедрить электронный архив входящей финансовой документации. Для этого пригласили компанию Avis Expert. Специалисты Avis Exрert предложили интеграционное решение, объединяющее три системы: решение ABBYY для потокового ввода и распознавания документов, ERP-система Oracle Enterprise Business Suite для управления ресурсами организации, система электронного документооборота DIRECTUM для хранения и поиска документов.
Решение призвано упростить документооборот в территориально-распределенных компаниях, которые работают с большим количеством контрагентов. Сначала его внедрили в центральный офис Леруа Мерлен в Москве, затем начали тиражировать на магазины сети. Первый гипермаркет, на котором было опробовано решение, находится в Красногорске (Московская область).
В рамках проекта была автоматизирована обработка разных видов входящей финансовой документации: счетов-фактур, универсальных передаточных документов, товарных накладных, актов передачи прав, справок о стоимости выполненных работ и затрат, грузовых таможенных деклараций, бланков приемки. Создана единая электронная база входящих финансовых документов.
«Благодаря внедренному электронному архиву значительно сократилось время на поиск и работу с документами. Все отделы, задействованные в процессе организации финансового документооборота, получили удобный инструмент систематизации, хранения, отслеживания и управления документами», — Айрат Габидуллин, руководитель организационных проектов ООО «Леруа Мерлен Восток».
В планах Леруа Мерлен — тиражировать решение на все магазины сети.
