Потребность в автоматизации документооборота появилась у предприятия в 2007 году. В число основных задач входила автоматизация обработки входящих и исходящих документов, а также перевод договорной работы в электронный режим. Для решения этой задачи руководством фабрики и ее ИТ-специалистами была выбрана СЭД CompanyMedia третьего поколения.
Решение о переходе на CompanyMedia 4 было принято в 2014 году. Одной из причин перехода стала необходимость внедрения мобильных рабочих мест для управления корпоративным контентом. Возможность работы с документами и задачами с помощью планшетных устройств существовала в более ранних версиях СЭД, но в CompanyMedia 4 интерфейс стал более удобным и лучше адаптированным к потребностям управленцев высшего звена.
Оптимизация работы с контрактной документацией также входила в перечень приоритетных задач внедрения. В силу специфики работы фабрики в обширной сфере В2В модуль «Договоры» является наиболее нагруженным компонентом системы. Согласование договоров проходит в несколько этапов, в процессе участвуют специалисты различных служб компании, включая канцелярию, бухгалтерию, финансовый и юридический департаменты. Система позволила сделать согласование договоров более гибким, оперативным и контролируемым.
«Проект перехода на CompanyMedia 4, от проведения специалистами „ИнтерТраст“ обследования до начала промышленной эксплуатации, занял меньше полутора месяцев, а непосредственная миграция на новую версию была проведена в течение одних выходных, — рассказывает Альберт Полуэктов, специалист по информационной безопасности компании „Сладонеж“. — Обновленная система используется с ноября прошлого года, и за время ее эксплуатации генеральный директор компании и коммерческий директор настолько привыкли к мобильной работе с документами, что теперь без планшета не обходится ни одна командировка. Согласование договоров и других документов, выдача поручений и резолюций, подписание служебных записок — эти ежедневные задачи решаются руководителями компании с помощью устройств iPad. В системе предусмотрено два режима работы, с помощником и без, но наши топ-менеджеры предпочитают самостоятельную работу, им важен личный контроль рабочих процессов, без участия посредников».
Наряду с управленцами в системе работают практически все сотрудники фабрики «Сладонеж», чьи рабочие места оборудованы компьютерами. На настоящий момент системой CompanyMedia 4 ежедневно пользуются чуть меньше трехсот сотрудников предприятия, на ближайшее время запланирована закупка дополнительных лицензий.
