Розничная сеть ВТБ24 насчитывает 1066 офисов банка в 72 регионах РФ. Разветвленная организационная структура и территориальный охват усложняют сбор и согласование данных для формирования годовой сметы банка и контроль расходов на всех уровнях управления. Решить задачу повышения качества процесса финансового планирования был призван проект по внедрению новой системы бюджетирования и бюджетного контроля в банке.
Для внедрения системы по результатам открытого конкурса была выбрана компания IBS. В качестве платформы для реализации новой системы компанией IBS был предложен комплекс продуктов SAPBI и SAPERPFI-BCS. Такое решение бесшовно интегрируется в единую систему управления банка, построенную на базе решений SAP. IBS смогла продемонстрировать практические примеры успешного внедрения систем бюджетирования на этой платформе для заказчиков в России и предложила на конкурс наиболее эффективное решение с учетом всех потребностей и особенностей банка.
В рамках создания системы бюджетного планирования и контроля был автоматизирован процесс планирования операционных расходов, административно-хозяйственных расходов, расходов на персонал, формирование сводной сметы и сметы МСФО, формирование сметы в формате ВТБ. Основные функции по формированию сметы банка были автоматизированы уже в течение первых шести месяцев (с мая по ноябрь 2013 года), что позволило вести планирование расходов на 2014 год уже в новой системе. Затем в рамках работ первого этапа была реализована и запущена функция активного контроля бюджетных средств.
На втором этапе проекта, который завершился в ноябре 2014 года, автоматизирован функционал формирования паспортов территориальных подразделений, процесс заявочной кампании и расчета заявок на потребности с учетом качественных и количественных показателей подразделений, и реализован механизм формирования различных сценариев бюджета. Бюджетная кампания 2015 года проведена в новой системе с учетом внедренного функционала второго этапа и сбором заявок со всех структурных подразделений заказчика.
По результатам проекта заказчик смог повысить точность, прозрачность и качество формирования сметы банка за счет использования единых механизмов планирования на всех его уровнях. Сократились трудозатраты сотрудников финансового департамента на контроль за расходованием средств и подготовку аналитической отчетности по прогнозу расходов и план-факт анализу. Аналитические отчеты доступны в системе в режиме online.
Александр Меленкин, директор финансового департамента, ВТБ24: «Мы считаем, что внедрение автоматизированных средств поддержки бизнес-процессов — важный инструмент повышения качества корпоративного управления в банке. Внедренная система позволяет нам более эффективно управлять финансовыми средствами и точно контролировать расходы банка. Опыт и наработки, которыми обладает IBS, позволили нам внедрить систему в сжатые сроки и провести бюджетную кампанию 2014 года в новой системе и в полном соответствии с принятыми регламентами. Бюджетная кампания 2015 года также успешно проведена в системе при поддержке консультантов IBS».
