Частное охранное предприятие «Кеннард» с 1997 года занимается предоставлением услуг как по охране объектов, расположенных на территории Республики Татарстан, так и по внедрению инженерно-технических систем безопасности. Головной офис расположен в Казани, филиал в г. Нижнекамске, обособленные подразделения в г. Набережные Челны и г. Менделевск.
С целью оптимизации совместной работы было принято решение об автоматизации процессов документооборота. В основу системы электронного документооборота легла платформа Docsvision.
На базе системы Docsvision в ЧОП «Кеннард» был автоматизирован процесс работы с основными потоками документов: корреспонденцией и внутренними документами. Кроме того, на предприятии настроены все необходимые виды справочников, дополнительно разработан ряд карточек (для нескольких типов входящих и исходящих документов, организационно-распорядительной документации) и печатные формы исходящих документов.
Реализованная на предприятии система в день способна производить регистрацию до 100 новых документов и 200 новых поручений. На текущий момент общий объём базы данных составляет 50 Гб. Проект завершен в декабре 2014 года и ключевые сотрудники ЧОП «Кеннард» уже успели оценить сокращение времени, затрачиваемого на обработку и работу с документами, в несколько раз.
Максим Кондратов, технический директор ЧОП «Кеннард»: «Наша компания предоставляет широкий спектр услуг в области безопасности, имеет достаточно большой штат сотрудников. В таких условиях ведение документации в бумажном виде накладывает ряд организационных сложностей, поэтому нами и было принято решение внедрить систему электронного документооборота, чтобы автоматизировать работу с документами и, тем самым, повысить эффективность внутренних бизнес-процессов».
