Единый кадрово-расчетный центр (ЕКРЦ) представляет собой структуру, в которой сосредоточено выполнение однотипных HR-операций для московского офиса EFES и всех заводов компании, расположенных в 6 городах России: Казань, Новосибирск, Уфа, Калуга, Владивосток, Ульяновск. На сегодняшний день в ЕКРЦ работает 24 сотрудника, обслуживающих головную компанию и 6 филиалов с общей численностью около 3500 человек.
Необходимость в создании ЕКРЦ возникла во время слияния двух российских структур — SABMiller и Efes Rus. Особенностью является то, что разработка идеи создания Центра проходила одновременно с процессом интеграции двух компаний с абсолютно разными бизнес-культурами. Нужно было устранить разрозненность операций и информации во всех подразделениях компании, разработать единые стандарты кадровых процессов, формы документов, локальные нормативные акты, централизовать процесс расчета и выплаты заработной платы. Основными задачами стали разработка и реализация удобного сервиса для сотрудников и бизнеса и обеспечение нормативно-правового соответствия кадровых процессов и стандартов Efes Rus требованиям Российского законодательства.
Денис Маврин, руководитель ЕКРЦ Efes Rus: «Отлаженные бизнес-процессы — ключ к успеху в современном бизнесе. Основная цель, которую мы хотим достичь при создании единого кадрового расчетного центра, — повысить эффективность и качество HR-услуг, освободив бизнес от выполнения рутинной операционной работы и административных процессов. Создав Единый кадровый расчетный центр в Калуге, нам удалось централизовать значительную часть учетных функций, устранить дублирующиеся процессы и оптимизировать численность персонала, занятого в кадрово-расчетной функции».
Внедрение проекта проходило единовременно на всех предприятиях компании Efes Rus. На первом этапе работ был проведен анализ существующей ситуации и сравнение бизнес-процессов предприятия с лучшей мировой практикой, после чего выработаны рекомендации по улучшению ситуации. На втором этапе с учетом специфики деятельности Efes Rus были детально проработаны и описаны «to be» процессы учета кадров и отчетности, была разработана детальная модель ЕКРЦ со всеми его параметрами, включая бизнес-процессы взаимодействия между Компанией и Единым кадровым расчетным центром, принципы и стандарты оказания услуг внутри него, были разработаны технические задания для автоматизации процессов и сервисов. Завершающими этапами стала интеграция и настройка систем SABMiller и Efes Rus, техническая реализация вспомогательных систем, обучение внутренних и внешних пользователей.
В рамках данного проекта особое внимание уделялось настройке и доработке SAP ERP HCM, автоматизации процессов и развитию электронных сервисов для работников и руководителей. Так, например, были реализованы система электронных заявок для инициализации и согласования кадровых мероприятий (прием, увольнение, перевод, изменение организацонной структуры), система заказа и предоставления сервисов для сотрудников (справки, копии документов), электронный архив для хранения кадровых документов, система управления отпусками, автоматизирована генерация всех необходимых документов.
На обслуживание в ЕКРЦ были переданы функции расчета и выплаты заработной платы, кадровое администрирование, составление внешней и внутренней отчетности. Создав кадровый центр, компания Efes Rus получила возможность выполнять бизнес-процессы кадрового администрирования и расчета заработной платы с меньшими затратами и более высоким уровнем сервиса.
Общую оценку по проекту дала Ирина Черкесова, руководитель проекта MOLGA Consulting: «Проект в EFES Rus оказался интересным как в техническом смысле, так и организационно-методологическом. Наши методологи совместно с экспертами Efes Rus оптимизировали кадровые бизнес-процессы и разработали единый корпоративный шаблон, позволивший эффективно выполнить интеграцию и настройку системы SAP ERP HCM. Благодаря глубокой вовлеченности и активному участию Заказчика в построении бизнес-процессов ЕКРЦ, удалось не только достичь поставленных перед нами целей и выполнить задачи, но и максимально учесть все особенности бизнеса компании Efes Rus».
