Мультиформатная торговая сеть «Седьмой Континент» была основана в 1994 году и является одним из лидеров розничного рынка России. Компания предлагает широкий ассортимент товаров и услуг потребителям с разным уровнем дохода. ОАО «Седьмой Континент» ежемесячно обрабатывает более 600 000 документов, поступающих от нескольких тысяч контрагентов. Для повышения эффективности этого бизнес-процесса и сокращения издержек сеть супермаркетов в феврале 2013 года заключила пятилетний контракт на оказание услуг по обработке первичных бухгалтерских документов и счетов-фактур с компанией Xerox — одним из лидеров на рынке услуг аутсорсинга бизнес процессов в области финансов и бухгалтерского учёта (FAS, Financial and Accounting Services), согласно аналитическому отчёту Gartner «Магический квадрант» за 2014 год.
Проект, реализованный Xerox в сети «Седьмой Континент», не имеет аналогов на российском рынке по полноте оказываемых услуг. Услуга охватывает цикл первичной обработки пакетов документов, поступающих от поставщиков, от их приёма и регистрации до формирования прототипов закрытых поставок и их загрузки в ERP-систему заказчика.
Процесс обработки, выполняемый сотрудниками Xerox, включает проверку комплектности пакетов документов, формируемых по факту поставки товаров, и правильности их оформления, выявление расхождений по цене или количеству между фактически принятым товаром и заказом в ERP, а также предусматривает автоматическое информирование поставщиков и магазинов о проблемных документах. Каждое из найденных расхождений затем отображается на экране разработанного специалистами Xerox автоматизированного рабочего места бухгалтера, что облегчает последующее принятие решения по проблемному документу. Аналогичные процессы были построены и для других видов транзакций, таких как возврат и списание, а также для обработки документов, сопровождающих перемещения товаров внутри торговой сети.
«В результате передачи процесса на аутсорсинг нам удалось снизить затраты на обеспечение взаиморасчётов с контрагентами более чем на 20%, — комментирует Александр Першутов, директор службы поддержки бизнеса ОАО „Седьмой Континент“. — Однако для нас не менее важными результатами являются повышение качества и прозрачности всего процесса, а также значительное сокращение сроков „закрытия“ поставки — с трёх дней до 24 часов».
При внедрении проекта Xerox развернул на одной из подмосковных площадок ОАО «Седьмой Континент» программно-аппаратный комплекс, позволяющий автоматизировать процессы обработки 10 различных видов документов, обеспечив его интеграцию с ERP-системой заказчика. Кроме этого, был реализован сервис «Электронное хранилище», и была создана система комплексного учёта, благодаря которой сотрудники бухгалтерии имеют доступ к отчётам о статусе обработки в режиме online.
«Передача такого сложного процесса на управление стороннему подрядчику всегда сопряжена с рисками, — делится Александр Першутов, директор службы поддержки бизнеса ОАО „Седьмой Континент“. — Потребовалась кропотливая работа в течение полугода по реорганизации процессов, тестированию технологического решения, согласованию и внедрению различных компонентов услуги, что позволило нам избежать проблем на переходном этапе».
