ОАО «Башкирская электросетевая компания» — крупная региональная электросетевая компания России, владеющая магистральными и распределительными электрическими сетями общей протяженностью более 88 тыс. км, 589 подстанциями и 22 294 трансформаторными пунктами. Количество абонентов компании постоянно растет и уже превышает 900 тысяч юридических и физических лиц. В компании работает 7500 человек, в т. ч. 3000 пользователей ПК.
Ранее в системе электронного документооборота предприятия работало около 300 сотрудников, в основном — руководители и делопроизводители. В управляющей компании и филиалах использовались разные базы данных этой системы. В некоторых подразделениях имела место «локальная» автоматизация документооборота с помощью других программ. Многие сотрудники для работы с документами использовали электронную почту и бумажные носители. Это затрудняло обмен данными между участниками рабочего процесса.
Компании была необходима единая система электронного документооборота, которая помогла бы улучшить взаимодействие между подразделениями, сократить время на формирование и согласование документов, усилить контроль исполнительской дисциплины сотрудников. Кроме того, эта система должна была поддерживать возможность обмена данными с использующимися в компании ERP-системами на платформе «1С: Предприятие 8».
Для решения поставленных задач была выбрана система «1С: Документооборот 8 КОРП». Партнером по внедрению стала Группа компаний «Софт-портал».
В ходе проекта был создан удобный классификатор документов, а также правила заполнения и обработки каждого вида электронных документов. Разработаны механизмы и маршруты согласования договоров и служебных записок, автоматически подстраивающиеся в зависимости от вида и содержания этих документов. Настроено разграничение прав доступа к документам в системе в соответствии с функциями и статусами сотрудников. Для обеспечения необходимого уровня конфиденциальности создан механизм хранения и обработки отдельных пунктов поручений и выписок из протоколов различных Советов и Комитетов холдинга, который позволяет давать сотрудникам доступ не ко всей информации протокола, а выборочно — только к тем пунктам, которые содержат задачи, поставленные этим сотрудникам.
Единая технологическая платформа решения «1С: Документооборот 8» и ERP-систем на базе «1С: Предприятия 8», использующихся в компании, позволила выполнить бесшовную интеграцию смежных бизнес-процессов. Из ERP-систем 1С в «1С: Документооборот» передаются данные, необходимые для оперативного оформления сделок с контрагентами. А из «1С: Документооборота 8» в ERP-системы 1С возвращаются данные по согласованным и заключенным сделкам для дальнейшей обработки и контроля.
В ходе проекта создана централизованная система формирования, согласования, обработки и хранения документов, в которой в настоящее время работают все офисные сотрудники и руководство холдинга. Всего автоматизировано 3000 рабочих мест в одной информационной базе.
В настоящее время планируется дальнейшее развитие системы. В частности, на основании данных о ходе выполнения процессов в «1С: Документооборот 8 КОРП» будет создана система оценки исполнительской дисциплины и эффективности использования рабочего времени специалистов. Это поможет компании более точно и объективно рассчитывать KPI сотрудников, а также использовать данные об эффективности выполнения тех или иных процессов для принятия управленческих решений.
Член Правления — Директор по организационному развитию и информационным технологиям ОАО «Башкирская электросетевая компания» Юрий Владимирович Горбачев отметил: «Внедрение системы „1С: Документооборот 8“ позволило автоматизировать бизнес-процессы стандартного документооборота по единым правилам, повысить исполнительскую дисциплину и снизить эксплуатационные издержки. Помимо этого, внедрение данной системы заложило фундамент дальнейшей автоматизации документооборота в других бизнес-процессах группы компаний».
