Командировки в «Сименс» — очень частое и массовое явление, поэтому статья расходов «командировки» всегда являлась важной в компании. Созданное компанией MOLGA Consulting решение позволило объединить все этапы командировки в единый процесс и существенно сократить время ее оформления.
За основу внедрения было взято стандартное решение SAP Travel Management, которое в процессе проекта было существенно доработано в части согласования направления сотрудника в командировку, а также оформления авансового отчета, и полностью адаптировано под специфику работы компании.
Особенностью проекта стала реализация сложного многоступенчатого процесса согласования командировок, представляющего собой возможность назначить двух согласующих руководителей, определяющихся динамически в зависимости от особенностей предприятия и командировки.
В процесс создания и утверждения авансового отчета включен скан-центр, отвечающий за сканирование и хранение документов. В месяц в системе управления командировками формируется порядка 1500 авансовых отчетов, включая отчеты всех региональных офисов «Сименс».
Решение для управления командировками также упростило взаимодействие с внешним агентством. Для заполнения заявки в агентство сотруднику, направляемому в командировку, нужно внести свои пожелания по перелету и гостинице, и после согласования с руководством письмо с приложенной заявкой автоматически отправляется провайдеру услуг. Кроме того, в ходе проекта MOLGA Consulting успешно провела технический апгрейд системы SAP до версии EHP5.
В настоящее время идет полномасштабное использование SAP Travel Management всеми сотрудниками «Сименс», а это более 3 000 человек в России.
