Фермерский кооператив LavkaLavka объединяет фермеров, покупателей, магазины, рестораны, поставщиков экопродукции и сельскохозяйственной техники — всех тех, кому небезразлична фермерская еда, экология, развитие сельского хозяйства, гастрономические традиции и ответственное потребление. В интернет-магазине, а также фирменных розничных магазинах LavkaLavka можно приобрести продукцию более чем сотни фермерских хозяйств России.
Кооператив принимает заказы через сайт и по телефону. Оплатить заказ можно наличными через курьера или стол заказов, а также банковской картой на сайте. Доставка осуществляется собственной курьерской службой на дом или в один из более чем 20-ти столов заказов в Москве и Санкт-Петербурге. Для эффективной работы компании необходимо быстро обрабатывать входящие заказы, своевременно планировать заказы поставщикам, планировать доставку продукции, оперативно контролировать выполнение заказов и поступление оплат от покупателей.
Ранее ведение оперативного и регламентированного учета в компании не было автоматизировано. Для обработки заказов интернет-магазина и оформления заказов фермерам использовались возможности веб-сайта компании. На сайте формировалась ведомость по входящим заказам, на основании этой ведомости менеджер по закупкам вручную, в электронных таблицах, формировал ведомость для закупки. Менеджер по продажам распечатывал через сайт заказы покупателей и в бумажном виде передавал их на сборку в упаковочный цех. Весь процесс выполнения заказов — от регистрации интернет-заявки до поступления продуктов от фермера и доставки их покупателю — был трудоемким и сложным. Возникали ошибки, связанные с человеческим фактором.
Руководство LavkaLavka планировано интенсивное развитие кооператива — расширение предлагаемого ассортимента фермерских продуктов, открытие новых розничных магазинов, повышение уровня сервиса покупателей. В связи с этим ожидалось значительное увеличение объема заказов, рост количества покупателей и поставщиков. При этом руководство хотело избежать расширения штата сотрудников.
Для реализации выбранной стратегии компании стала необходима информационная система, которая позволила бы ускорить обработку и сборку заказов покупателей, помогла обеспечить их своевременную доставку. Требовалось улучшить качество планирования закупок, повысить уровень сервиса.
В качестве основы для создания такой системы было выбрано решение «1С: Комплексная автоматизация 8». Партнером по внедрению стала компания «Неоконсалт».
В ходе проекта система была интегрирована с сайтом интернет-магазина, а также со специализированными мобильными приложениями на платформе «1С: Предприятие 8.3», которые разработаны специалистами «Неоконсалт» для организации удаленной работы курьеров и согласования заявок на расходование денежных средств непосредственно с мобильных устройств. Была автоматизирована работа отдела закупок и отдела продаж, подразделений склада, упаковочного цеха, службы доставки, а также бухгалтерии.
Михайлов Александр Робертович, генеральный директор фермерского кооператива LavkaLavka: «В результате реализации проекта существенно упростилась работа менеджеров по продажам и закупкам, курьеров и работников упаковочного цеха. Существенно ускорилась обработка заказов покупателей, повысилось качество обслуживания клиентов. Выполнение возросшего объема заказов обеспечено без расширения штата сотрудников. Компания смогла своевременно доставлять свежие продукты от фермерских хозяйств тысячам покупателей. Руководство компании оперативно получает информацию о деятельности компании — объемы продаж, взаиморасчеты с покупателями и платежи поставщикам. Появилась возможность вести точный учет и планировать движение денежных средств. При этом основные отчеты по деятельности компании рассылаются ответственным лицам автоматически по электронной почте без необходимости дополнительного входа в „1С“. Особенно удобной для руководства компании стала возможность оперативного согласования заявок на расходование денежных средств с мобильных устройств. Мобильное приложение для курьеров позволило оперативно получать данные по выручке от курьеров. Мы довольны внедрением „1С: Комплексная автоматизация“ и планируем расширять сферу её применения».
