ООО «РН-Бурение» создана на базе действующих в структуре «Роснефти» сервисных предприятий с целью оптимизации структуры управления профильными активами в сфере буровых услуг. «РН-Бурение» оказывает до 50% необходимых «Роснефти» сервисных услуг. Доля компании на рынке буровых услуг России составляет примерно 6%, что делает ее одной из крупнейших российских сервисных компаний.

В связи с расширением деятельности, учреждением дочерних компаний, открытием региональных представительств объем документооборота в «РН-Бурение» за последние годы вырос в несколько раз. При этом обмен документами между центральным офисом и региональными подразделениями осуществлялся перепиской по электронной почте. Отсутствие электронного документооборота и единых подходов к делопроизводству стало сдерживающим фактором развития компании. Существующие в компании четыре основных потока документации (входящие, исходящие, внутренние и договорные документы) регистрировались отдельно, при этом документы пересылались по электронной почте, что не соответствовало требуемому уровню информационной безопасности. Руководство «РН-Бурение» приняло решение о развертывании во всех офисах организации современной системы электронного документооборота.

Для внедрения информационной системы электронного делопроизводства была приглашена компания «Логика бизнеса», которая имеет большой опыт автоматизации документооборота в территориально распределенных организациях и уже успешно выполняла подобные проекты для других дочерних обществ «Роснефти». Основой для ведения электронного документооборота стало решение «Логика СЭД» на платформе IBM Notes/Domino.

Специалисты «Логики бизнеса» провели детальное обследование бизнес-процессов «РН-Бурение», выполнили анализ стандартов и внутренних процедур, проанализировали текущую и планируемую инфраструктуру в компании. На основе оценки текущего состояния документооборота в компании были сформированы требования к системе, разработана архитектура СЭД и концепция ее дальнейшего развития.

В частности, специалисты «Логики бизнеса» предложили оптимизировать процессы работы с внешней и внутренней корреспонденцией, приказами, распоряжениями, доверенностями, договорами и т. д. Учитывая специфику заказчика, было предложено выполнять обработку как электронных, так и бумажных документов, причем бумажный документ используется только в том случае, если без него нельзя обойтись.

Затем СЭД последовательно внедрили в центральном офисе в Москве и 8 филиалах в городах: Нефтеюганск, Иркутск, Красноярск, Губкинский, Усинск, Грозный, Сахалин, Краснодар.

В итоге в единую информационную среду включено 819 сотрудников «РН-Бурение», которые ежемесячно обрабатывают порядка 8 000 документов.

«В результате проекта мы создали единое информационное пространство для документооборота территориально распределенной организации, — комментирует Александр Шевцов, главный специалист по ИТ ООО „РН-Бурение“. — Организовано единое хранилище документов, единые справочники, единая среда для налаживания движения электронных документов между сотрудниками по любым маршрутам. При этом система „Логика СЭД“ обеспечивает ряд административных и контрольных функций для поддержки оперативной работы с документами».