С целью обеспечения удобства и скорости работы с корпоративной информацией (в том числе, удаленной), внедрения средств автоматизированного контроля исполнительской дисциплины руководством ООО «Доминанта» было принято решение о внедрении системы электронного документооборота. Перед интегратором — компанией BTLab — были поставлены задачи автоматизации обработки документов в рамках договорной и кадровой деятельности, работы с организационно-распорядительными документами и заявками, регистрации входящей и исходящей корреспонденции, работы с финансовыми документами.
Компания BTLab провела экспресс-анализ бизнес-процессов, информационной инфраструктуры и требований компании, после чего на базе платформы Docsvision 5 успешно реализовала все поставленные задачи. Обеспечено удобство поиска и доступа к электронным документам, организовано единое структурированное пространство для хранения документов, реализована возможность защищенного удаленного доступа к корпоративной информации. Решение, созданное на платформе Docsvision 5.2, в полной мере отвечает требованиям заказчика и позволило резко сократить бумажный документооборот внутри компании.
Компанией BTLab проведена установка, настройка и адаптация СЭД Docsvision, обучение пользователей и администраторов, сопровождение опытной эксплуатации. К интересным особенностям проекта можно отнести ряд доработок системы Docsvision, выполненных компанией BTLab, направленных на удобство работы пользователей иадминистраторов системы. Так, обеспечено удобство работы с системой за счет внесения изменений в регистрационные карточки документов, реализована автоматическая генерация текстов типовых договоров по атрибутам карточек договоров. Был разработан конструктор для настройки разовых и периодических уведомлений о различных событиях, связанных с документами. Производится автоматическое заполнение и печать конвертов исходящих документов; осуществлена комплексная автоматизация бизнес-процессов кадровой деятельности.
Специалисты BTLab убеждены, что использование современных информационных технологий в области документооборота позволит компании «Доминанта» существенно укрепить свои позиции на рынке операторов наружной рекламы.
