Решение о внедрении системы автоматизированного управления документационными процессами было принято руководством Крыловского государственного научного центра в 2012. Основными побудительными причинами для этого решения стали: избыточные затраты времени на обработку и доставку управленческих документов, поиск информации, риски потери документов и договорной документации, их повторное создание и дублирование, несвоевременность доставки и исполнения. Ключевыми целями проекта стали переход предприятия на электронный документооборот, обеспечение контроля исполнения документов и поручений, автоматизация типовых деловых процессов и создание механизмов коллективной работы с документами с учетом ролевых функций. Разработка и внедрение системы были поручены специалистам компании «ИнтерТраст».
«При выборе подрядчика и программного продукта мы руководствовались несколькими критериями, в том числе, наличием у поставщика реального опыта работы с государственными структурами, возможностями ИТ-решения в области поддержки территориально распределенных организаций, поддержка сертифицированных средств криптозащиты информации, — отметил Александр Куликов, заместитель генерального директора по информационным технологиям ФГУП „Крыловский государственный научный центр“. — В ходе первого этапа проекта специалистами „ИнтерТраст“ было проведено информационное обследование, разработаны и утверждены инструкция и регламент по электронному документообороту, внедрена система CompanyMedia для 250 пользователей. По итогам второго этапа количество пользователей увеличилось до 500. На сегодняшний день с помощью системы оптимизированы процессы работы с договорной документацией, реализованы такие функции, как централизованный учет документов и эффективное распределение ответственности, контроль исполнения поручений».
В рамках развития системы ведутся работы по организации защищенного документооборота на основе сервиса CompanyMedia Locker, планируется внедрение дополнительных модулей и мобильных рабочих мест для руководителей Крыловского государственного научного центра.
«Среди основных задач третьего этапа, который находится в стадии реализации, можно назвать тиражирование системы — подключение дополнительных рабочих мест, увеличение числа пользователей до 2000, — уточнил Вадим Ипатов, заместитель генерального директора компании „ИнтерТраст“ по развитию бизнеса. — Еще одна масштабная задача, над которой мы работаем, это интеграция CompanyMedia с программными продуктами 1С, предназначенными для автоматизации бюджетирования, управленческого и кадрового учета, ведения договорной деятельности. Также планируется внедрение модуля CompanyMedia для подготовки и проведения заседаний и совещаний. Все это позволит решить ключевую задачу заказчика — создать ядро комплексной системы управления предприятием».
