Компания «Торговый Дом «ПолиТек» специализируется на комплексной поставке материалов, оборудования и волоконно-оптического кабеля для строительства и эксплуатации волоконно-оптических линий связи (ВОЛС). На складах компании постоянно находится более 1500 км кабеля для прокладки в грунт и канализацию. Складской запас кабеля имеет строительные длины от 1 до 5 км и различное количество волокон (от 4 до 64). «ПолиТек» обеспечивает доставку кабеля по территории России и СНГ любым видом транспорта.
До реализации проекта в «ПолиТеке» использовалось программное решение «1С: Управление торговлей 8». Однако возможности программы были реализованы в компании лишь в малом объёме: при её помощи осуществлялся только складской учёт, а для менеджеров отдела продаж использование решения было признано нецелесообразным. Программа не была установлена в удаленных офисах «ПолиТека».
Именно автоматизация работы отдела продаж была поставлена в качестве задачи компании «Первый БИТ», привлечённой «ПолиТеком» как интегратор, обладающий колоссальным опытом автоматизации торговых предприятий. Для наиболее эффективного решения задачи специалистами Первого БИТа было предложено создать единое информационное пространство, в котором будут храниться все необходимые данные, касающиеся взаимоотношений с клиентами.
Наряду с дополнительной настройкой «1С: Управление торговлей 8» на 35 рабочих местах было внедрено бизнес-решение БИТ. CRM 8. Эта программа создана для предприятий сферы услуг и торговли, использующих ряд решений «1С», при совмещении с которыми она даёт организациям преимущества в реализации клиентоориентированной стратегии — без приобретения дорогостоящих программ по управлению торговлей и продажами.
В ходе проекта специалисты Первого БИТа настроили формирование отчётов, автоматизировали создание коммерческих предложений по шаблонам, реализовали автоматическое заполнение печатных форм. Было запущено использование механизма запросов, посредством которого в системе БИТ. CRM 8 осуществляется управление и отслеживание всех мероприятий по удовлетворению конкретной потребности клиента. После этого к созданной информационной системе были подключены удаленные офисы «ПолиТека».
Применение шаблонов коммерческих предложений и автоматизированное формирование счетов позволили сотрудникам компании экономить 10% рабочего времени. Бизнес-процессы взаимодействия с клиентами, — например, фиксация запросов и регистрация заказов — были существенно упрощены. Автоматизация расчёта заработной платы менеджеров отдела продаж дала четырёхкратную экономию времени руководителя отдела при выполнении этой задачи. Более того, теперь каждый менеджер может оперативно отслеживать свои KPI, определяющие его заработок, что повышает эффективность работы этих сотрудников.
Результаты проекта комментирует заместитель генерального директора ООО «Торговый Дом «ПолиТек» Ольга Зотова: «Организация единого информационного пространства позволила получить возможность оперативного комплексного анализа работы компании, подобный которому раньше выполнялся значительно дольше. Экономия времени, полученная за счёт автоматизации ряда процессов, позволила уделять больше времени качеству работы с клиентами».
Достигнута предварительная договорённость о продолжении сотрудничества Первого БИТа и «ПолиТека», направленного на увеличение числа возможностей созданной информационной системы. Среди них: анализ эффективности работы сотрудников, анализ стоимости привлечения клиентов, автоматизация рассылок и многое другое.
