Следуя ИТ-стратегии, ОАО «АК «Транснефть» выполнила пилотный проект по созданию корпоративного электронного архива, в ходе которого была оптимизирована работа с первичными финансовыми документами. Основной целью внедрения нового ИТ-решения была автоматизация процессов обработки первичных учетных документов путем создания электронного хранилища скан-образов документов и реализация работы с электронными копиями.
Внедренная система включает в себя станции сканирования, распознавания и верификации документов на основе решений ABBYY и системы электронного архива документов, построенной на платформе IBM FileNet. Система была развернута в ОАО «Северо-западные магистральные нефтепроводы» и в обслуживающем его филиале ООО «Транснефть Финанс» в Казани. На данный момент в системе работает более 1000 пользователей.
Внедрение нового решения изменило основные бизнес-процессы компании по работе с финансовой документацией: от получения первичных учетных документов от контрагентов, их оформления и ввода информации в учетную систему до подшивки первичных учетных документов в дела и передачи оформленных дел на постоянное хранение в архив.
В результате проекта был создан электронный архив скан-образов первичной финансовой документации, связанный с учетной системой. В новой системе упростился поиск необходимых документов как для использования в повседневной работе, так и для предоставления по запросу контролирующих органов. Реализовано гибкое разделение доступа к документам сотрудников, принимающих участие в жизненном цикле обработки документа на различных его этапах.
Одной из важных составляющих проекта стала интеграция электронного архива с учетной системой компании (на базе системы «Галактика»), которая позволила автоматически заполнять часть атрибутов в учетной системе на основе распознанных скан-образов документов. Появилась возможность просмотра скан-образов документов непосредственно в интерфейсе учетной системы, возможность массовой обработки скан-образов документов (печать/выгрузка) из учетной системы.
В ближайшее время планируется тиражирование пилотного решения в другие дочерние общества ОАО «АК «Транснефть», что позволит компании создать единое информационное пространство для ввода, регистрации и хранения финансовых документов, минимизировать трудозатраты сотрудников бухгалтерии при подготовке отчетов по запросу регулирующих органов, улучшить доступ к информации.
«В нашем распоряжении появилась надежная технология для ввода, обработки и хранения документов, — отмечает Айрат Садреев, начальник отдела информационных технологий ОАО „СЗМН“. — Теперь мы можем сканировать и отправлять на обработку первичные документы непосредственно на удаленных площадках, что позволит сократить затраты на физическую доставку документов».
