Группа компаний «Проминтел» («Promintel group») в составе 7 дочерних предприятий работает в едином информационном пространстве DIRECTUM. Это крупнейший поставщик специализированной техники и оборудования для агропромышленного производства и всех видов строительства. За длительное время существования на рынке специализированной техники, запасных частей и расходных материалов ГК «Проминтел» накопила колоссальный опыт работы и приобрела многочисленную клиентскую базу.
Для поддержания высокого уровня обслуживания, группа компаний стремится совершенствовать внутрифирменные процессы. Сезонность бизнеса обуславливает лавинообразный характер сделок, что влечет за собой высокую интенсивность процессов согласования договоров и счетов на оплату. С этой целью было важно обеспечить оперативный доступ к информации даже из самых удаленных районов республики.
Основной целью внедрения системы электронного документооборота стало повышение прозрачности и управляемости бизнеса за счет ускорения рассмотрения документов и снижения рисков их потерь. Немаловажной задачей была организация планирования и организации маркетинговых мероприятий. Для повышения качества проведения и исполнения решений по совещаниям необходимо было автоматизировать процесс согласования повестки и протокола, а также контроль исполнения поручений.
Изучив все существующие предложения на рынке ECM-систем, предпочтение было отдано системе DIRECTUM. Она лучше всего удовлетворяла заявленным требованиям, а так же предоставляла готовые бизнес и технические решения для всех процессов. Проект внедрения осуществляла компания МайТэк (MT Group) — сертифицированный партнер DIRECTUM. Система внедрялась во всех дочерних предприятиях группы компаний. Обеспечено раздельное ведение клиентских баз данных и номенклатурных справочников по каждой из компаний с учетом прав доступа и отраслевых доработок, а так же реализованы собственные специфичные процессы, характерные для каждой дочерней компании.
В рамках проекта автоматизированы процессы работы канцелярии, организован и автоматизирован процесс проведения совещаний, упрощен процесс согласования счетов на оплату и формирования общего реестра, ускорены сроки рассмотрения договоров; осуществлена интеграция с 1С: Предприятие 8, организован веб-клиент, повышена управляемость маркетинговых мероприятий.
Благодаря возможности работать в системе дистанционно с использованием планшетов iPad руководство компаний ставит поручения и контролирует их исполнение, а также рассматривает и согласовывает документы, находясь на встречах, в рабочих поездках и командировках по России и за рубежом. В области маркетинга система обеспечивает возможность планирования и проведения различных маркетинговых кампаний, а также персональных рассылок, сегментацию клиентов по различным критериям, анализ взаимодействия с ними от первого контакта и до формирования новых партнерских отношений. Таким образом, повысилась оперативность и управляемость бизнеса.
Сергей Мамаев, заместитель директора по IT-проектам ГК «Проминтел»: «Каждая дочерняя компания ГК „Проминтел“ имеет свою специфику в области продаж и обслуживания клиентов. Внедрение СЭД DIRECTUM позволило упорядочить большое количество договоров и счетов на оплату. Обеспечило легкий доступ и поиск всех документов, а так же помогло разграничить все документы по подразделениям. На данный момент руководство компании оперативно рассматривает и подписывает документы, даже находясь в рабочих поездках вне России».
На данный момент в системе работают более 120 сотрудников группы компаний. Увеличивая с каждым годом объемы своей деятельности, компания планирует дальнейшее развитие и наращивание функционала системы в различных направлениях.
