ТЦ «Одинцовское подворье» построен в 2002 году. «Одинцовское подворье» занимается сдачей в аренду различных складских помещений, торговых площадей и оказывает огромный комплекс различных рыночных услуг.
Документооборот — один из сложных и трудоемких процессов, оказывающих значительное влияние на эффективность деятельности предприятия в целом. До реализации данного проекта формирование новых документов, а также поиск уже существующих велся сотрудниками «Одинцовского подворья» вручную. Это увеличивало сроки подготовки и согласования договоров. В связи с этим руководство приняло решение о приобретении программного продукта «1С: Документооборот». За помощью в проведении автоматизации компания обратилась в «1С-Рарус».
«1С: Документооборот» позволил упорядочить работу с документами, сократить время поиска нужной информации, а также повысить качество формируемой документации.
Ведение бумажного архива не давало возможности гибко управлять правами доступа. После автоматизации в системе были введены разграничения прав доступа для руководителя и менеджеров. Создание единого информационного пространства позволило территориально распределенным офисам работать с единой информацией в общей базе данных.
Сотрудники «1С-Рарус» разработали для каждого вида договора шаблон с полями для заполнения и прописали регламенты по заполнению в зависимости от формы собственности корреспондента. Разработали нумераторы для созданных видов документов и внесли изменения в программу с учетом специфических требований «Одинцовского подворья» к нумерации документов.
Создание электронного документооборота на базе программы «1С: Документооборт» помогло решить вопрос взаимодействия сотрудников в процессе создания договоров, наладить контроль и анализ дисциплины, а также обеспечить равномерное движение документов без задержек и скоплений на отдельных рабочих местах.
