«МегаФон» является одним из трех крупнейших сотовых операторов России и обслуживает более 64 млн абонентов. Численность сотрудников компании составляет около 33000 человек. До начала проекта «МегаФон» затрачивала существенные ресурсы на расширение функциональности и обновление существующей системы документооборота.
В результате проекта, длившегося 11 месяцев, компания «МегаФон» построила систему управления корпоративными электронными документами, включающую КСЭДО (корпоративную систему документооборота) как составную часть. Благодаря созданию сквозных бизнес-процессов работы с документами компания смогла обеспечить руководство оперативной и надежной информацией для принятия решений, увеличить производительность сотрудников при работе с документами, сократив число непродуктивных часов на 20 — 40%, и уменьшить затраты на хранение информации как на бумажных, так и на электронных носителях на 10% — 25% в год. Проект реализовывался специалистами SAP Consulting и Open Text.
Внедрение данного решения позволило автоматизировать жизненный цикл входящей и исходящей корреспонденции, минимизировать ручные операции, связанные с отправкой и получением документов между дочерними структурами, создать архив абонентской документации, Автоматизированы функции работы с абонентскими документами — договорами с абонентами, запросами клиентов на протяжении всего жизненного цикла — регистрация, сканирование, распознавание, ввод электронных образов, учет бумажных экземпляров, контроль сроков хранения, процедуры уничтожения, поиск и доступ к сканированным копиям. Ежедневно только в столичном филиале компании «МегаФон» более 72000 абонентских документов поступают в абонентский архив. Интеграция абонентского архива с биллинговой системой позволяет избежать двойного ввода реквизитов абонентских документов и обеспечить возможность уничтожения договоров с истекшим сроком действия, разгружая тем самым бумажный архив компании.
Благодаря SAP Extended ECM by Open Text повысилась эффективность деятельности компании за счет своевременного предоставления надежной информации руководству для принятия управленческих решений, сократилось время доступа к информации, автоматизировалась процедура сдачи документов в архив, усовершенствовался учет и контроль перемещения документов в компании. Кроме того, по консервативным оценкам, за счет сокращения использования бумажных носителей «МегаФон» помогает сохранить до 30 деревьев в день.
В данный момент идет тиражирование системы на филиалы группы компаний «МегаФон» в соответствии со стратегией автоматизации документооборота, разработанной консультантами SAP Consulting.
«Документооборот — один из важнейших инструментов управления Компанией в целом. Старые бизнес-процессы документооборота перестали удовлетворять нуждам развивающегося бизнеса Компании. В результате было принято решение минимизировать количество бумажной работы и выбрать единую платформу электронного документооборота для всей группы компаний „МегаФон“, — сказала Любовь Стрелкина, главный бухгалтер компании „МегаФон“. — Решение SAP было выбрано по причине продуктивности, соответствия требованиям законодательства, удобства для пользователей и экономической эффективности. Немаловажным фактором выбора в пользу SAP Extended ECM by Open Text стала возможность интеграции с уже существующими в компании решениями SAP. В состав проекта вошли основные блоки решения SAP Extended ECM by Open Text по управлению корпоративной информацией, включая управление документами, архивирование, маршруты согласования, управление записями и т. п.».
