Руководство компании поставило цель — 99% заявок, поступающих от клиентов, должны выполняться качественно и в срок. Заказчики должны иметь возможность оперативно получать информацию о состоянии дел по каждой своей заявке. Сроки разработки бизнес-процессов исполнения стандартных заявок должны быть существенно сокращены, а стоимость этой разработки — снижена. Требовалось также ускорить и стандартизировать регистрацию поступающих заявок и распределение работ по этим заявкам между исполнителями. Это должно было дать возможность более эффективно распределять ресурсы предприятия, сократить производственные затраты и улучшить скорость и качество выполнения работ.
Для решения этих задач руководство компании приняло решение модернизировать корпоративную информационную систему. В качестве партнера по внедрению была приглашена компания «1С-Рарус», которая ранее успешно сотрудничала с ТМС групп при внедрении «1С: Управление производственным предприятием 8» и обладает успешным опытом решения поставленных задач, в том числе полученным в ходе собственной автоматизации.
В результате было унифицировано 170 видов заявок и исключена их потеря при приёме и обработке. Система звукового оповещения позволяет своевременно реагировать на поступающие заявки. Заявки, пришедшие по факсу, обрабатываются и вносятся в единую базу в 10 раз быстрее, чем раньше. Заявки, поступившие от клиентов по телефону, хранятся в информационной базе вместе с записью разговора. На поиск записи телефонного разговора теперь требуется не более 1 минуты.
Снижена себестоимость работ по распределению заявок. Система автоматически распределяет заявки и формирует планы работ по их выполнению на каждый день с учетом срочности, расстояния до скважины, объема добычи нефти и других параметров. Сокращены сроки разработки бизнес-процессов выполнения стандартных заявок. Если ранее программисту на разработку одного бизнес-процесса требовалось 1,5-2 месяца, то теперь на это уходит всего 8-12 часов. В итоге, экономия на оплате рабочего времени программистов составила более 50 млн. рублей за 12 месяцев.
Увеличена скорость реагирования на критические ситуации. При срыве сроков исполнения заявок система автоматически оповещает ответственных лиц. Также система контролирует работу собственного функционала и информирует о неисправностях, если они возникают.
Повышено качество работ с заявками клиентов. Созданы отчеты по дисциплине исполнения заявок. Система позволяет в любой момент времени посмотреть историю выполнения каждой задачи. Теперь менеджеры могут предоставлять клиентам информацию о точных сроках выполнения работ по заявкам и своевременно информировать о переносе сроков и причинах задержки. Кроме того, оптимизировано составление маршрутов транспорта. В результате, по данным GPS-навигаторов, пробег автомобилей уменьшился на 30%.
Реналь Габсалямов, руководитель Центра управления производством УК ООО «ТМС Групп», рассказывает о преимуществах работы после модернизации системы: «Автоматизированная система охватила весь цикл сбора и обработки заявки — заявка регистрируется, затем попадает в диспетчерскую, где идет ее дальнейшее распределение по мастерам. В ходе всего процесса работ идет информирование заказчика о состоянии выполнения заявки. Всего в месяц система обрабатывает более 67 000 задач, которые решаются в рамках 20 000 поступающих заявок. Система позволяет холдингу „ТМС групп“ оказывать сервис высочайшей надежности, к чему мы и стремились, начиная проект».
