В ходе планирования работ по оптимизации ИТ-процессов заказчик выделил следующие области для оптимизации: поддержка пользователей и управление инфраструктурой. В рамках предварительного обсуждения подхода к решению задачи было принято решение о необходимости построения, внедрения и автоматизации процессов управления инцидентами и запросами на обслуживание, изменениями и конфигурациями.
Одним из ключевых требований «РосЕвроБанка» было сокращение сроков запуска процессов до возможного минимума при сохранении качества выполнения работ. Специалисты Cleverics предложили организацию проекта по технологии быстрого старта. Ее суть состоит в смещении акцента с подготовительных работ (проведение обследования, проектирование процессов и системы автоматизации, разработка конфигурации системы автоматизации) на работу с процессами после того, как они фактически запущены. Сокращение сроков проведения подготовительных работ достигается за счет использования типовых процессных и технических решений, являющихся частью методической базы Cleverics. Увеличение времени совместной работы заказчика и консультантов после запуска процессов обеспечивает более высокую степень уверенности в формировании «организационных привычек» работы по новым правилам, включая не только исполнение новых процессов, но также их контроль, измерение, оценку, совершенствование.
В качестве технического решения проекта был использован продукт CleverENGINE, реализованный на платформе OMNITRACKER. Богатая встроенная функциональность CleverENGINE и развитые инструментальные средства OMNITRACKER позволили максимально сократить работы по конфигурированию и развертыванию системы автоматизации. Фактически этап подготовки системы автоматизации к полноценной работе занял менее десяти дней. При этом настройка включала репликацию поддерживаемых сотрудников Банка из Active Directory, а также доработку веб-интерфейса для конечных пользователей, которая позволила вставлять снимки экранов при создании запросов без сохранения временных файлов с изображениями.
В итоге запуск процессов удалось выполнить в течение трех месяцев с начала проекта. В настоящее время менеджеры процессов, используя полученный опыт проектирования процессов и возможности системы автоматизации, разрабатывают и реализуют новые решения по управлению ИТ. При этом доработка конфигурации системы автоматизации осуществляется силами сотрудников Банка, без привлечения подрядчиков. Так, заказчик самостоятельно добавил возможность согласования работ по обращениям по электронной почте и через веб-интерфейс, настроил интеграцию с системой Jira, реализовал возможность пакетной регистрации обращений от пользователей по заявкам, содержащим несколько работ.
Также ведутся работы по расширению области применения CleverENGINE. В частности, автоматизирована обработка заявок в административно-хозяйственный отдел.
Руководители ИТ-подразделений «РосЕвроБанка» уже на начальном этапе отметили удобство новой системы автоматизации и с точки зрения ее использования, и с точки зрения получения отчетности, необходимой для принятия управленческих решений.
«Немаловажным достижением является тот факт, что в рамках проекта была не просто внедрена новая система автоматизации процессов, но и подготовлена команда специалистов Банка, способных обеспечить самостоятельное управление и развитие внедренных процессов», — прокомментировал Ростислав Кулягин, исполнительный вице-президент АКБ «РосЕвроБанк».
