В конце 2012 года решение автоматизировать документооборот приняло руководство «ГУ „Республиканский центр радиационного контроля и мониторинга окружающей среды“ Республики Беларусь». Это учреждение было создано в 1980 году как центр по изучению и контролю загрязнения природной среды. Центр осуществляет мониторинг состояния атмосферного воздуха, поверхностных вод, радиационный мониторинг, а также участвует в проведении мониторинга земель. Создание Центра было обусловлено объективной необходимостью обеспечения органов государственного управления информацией о состоянии окружающей среды.
Выполнение поставленных задач предусматривает значительный оборот информационных материалов между Центром и иными организациями. Это и обычная корреспонденция (переписка), и официальные заключения Центра, и иные материалы, связанные с деятельностью данной структуры. Кроме того, как и в любом государственном учреждении, всегда актуален вопрос контроля исполнения документов.
Для автоматизации процесса регистрации входящих и исходящих документов и контроля исполнения в «Республиканском центре радиационного контроля и мониторинга окружающей среды» было выбрано «Электронное ДЕЛО», продукт, который уже используют сотни государственных структур Республики.
Специалистами ООО «Электронное ДЕЛО» были выполнены работы по автоматизации функций регистрации входящих и исходящих документов. Для наиболее эффективного поиска и анализа применен способ систематизации документов по определенным рубрикам (темам). Обеспечены также контроль исполнения документов, распечатка реестров передачи и реестров внешней отправки документов, распечатка конвертов, что значительно сокращает временные затраты сотрудников канцелярии на данные операции. В перспективе планируется масштабирование СЭД «Электронное ДЕЛО» до уровня полноценной безбумажной технологии приема и передачи документов между всеми структурными подразделениями Центра.
