Оперативность и четкость в расследовании, недопустимость даже малейшей небрежности в «бумажной» работе — такие требования предъявляются к деятельности следственных структур, в том числе по причине возможного общественного резонанса. С одной стороны, рутинной работе с документами следователь не может уделять слишком много времени, с другой — в любую минуту он должен иметь возможность найти сведения, необходимые для расследования: сведения о фигурантах (свидетелях, подозреваемых, потерпевших и т. д.), информацию об аналогичных преступлениях и т. д.
В такой ситуации решить проблему кардинально можно только путем автоматизации документооборота, сопровождающего следственные действия. Создание единой базы данных расследуемых дел, электронной картотеки фигурантов и т. д. способно облегчить работу следователей и избавить их от значительной доли рутинной работы (например, от поиска информации в бумажных картотеках и архивах).
Стандартные тиражные решения для создания СЭД могут автоматизировать традиционную часть документооборота следственных органов, но, чтобы информационная система затронула основную деятельность Следственного управления (СУ), любой продукт требуется серьезно доработать. Для решения этой задачи компанией «Электронные Офисные Системы» создана система, предназначенная одновременно для автоматизации документооборота и ведения следственных действий. Автоматизированный информационный комплекс (АИК) «НАДЗОР» разработан специально для следственных организаций и органов прокуратуры и учитывает всю специфику их деятельности.
Следственное управление по Тверской области — это 10 отделов в центральном аппарате и 18 территориальных, и для решения поставленной задачи требовалось не просто установить систему в каждом подразделении, но и сделать базу данных единой. Контракт на внедрение системы АИК «НАДЗОР» был заключен Следственным управлением в декабре 2012 года, а с нового года система уже была запущена в опытную эксплуатацию.
Таким образом, на сам проект ушло меньше месяца. Было поставлено 75 лицензий АИК, произведена установка серверной части, клиентских лицензий на рабочие места пользователей и настройка системы. Консультирование пользователей по правилам работы с системой проходило и в период настройки АИК, и в период опытной эксплуатации.
Коллектив СУ сразу проявил заинтересованность — сотрудники хотели как можно быстрее освоить все возможности АИК, и это им удалось. Специалисты компании «Офис-Док», партнера ЭОС, внедрявшие систему, отмечают отсутствие каких-либо сбоев в период опытной эксплуатации и минимальное количество потребовавшихся консультаций. АИК «НАДЗОР» оказался интуитивно понятной системой, требующей минимального обучения пользователей. Кроме того, АИК учитывает особенности и правила ведения документооборота, установленные новой, утвержденной в 2012 году, Инструкцией по делопроизводству Следственного комитета РФ.
