Трудовой Кодекс Российской Федерации требует соблюдения определенных правил по оформлению отпусков в компаниях, начиная от составления плана отпусков и заканчивая минимальным количеством дней отпуска на 14 дней. Для выполнения этих процессов чаще всего используется MS Excel, что не совсем эффективно, поскольку подразумевает участие большого количества сотрудников и влечет за собой ряд сложностей. Сотрудники вручную заполняют заявления на отпуск, руководителю довольно сложно контролировать график отпусков подчиненных, кадровым администраторам приходится постоянно отслеживать, когда сотрудники должны идти в отпуск и напоминать им об этом, а в случае необходимости, составлять новый график отпусков.
Очевидно, что в компании с большой численностью персонала, актуальность автоматизации данного процесса не вызывает сомнений. В компании «М. Видео», которая успешно использует современные решения SAP, для автоматизации процесса планирования и согласования отпусков было использовано решение SAP NetWeaver BPM с тесной интеграцией с SAP HCM.
«Мы доверили реализацию данного проекта компании ЭВОЛА, с которой уже сотрудничали ранее и не так давно завершили автоматизацию процессов с использованием SAP NetWeaver BPM, в частности, процесс ведения контрагентов. Теперь мы убедились в эффективности предложенного инструмента и для HR процессов, особенно сложных процессов согласования с большим количеством участников, — отмечает Владимир Наталевич, руководитель отдела поддержки и развития ИС по направлению HR. — Мы получили отличный инструмент для гибкого управления и четкого контроля процесса».
В объем автоматизации вошли следующие процессы: планирование отпусков по компании (формирование графика Т-7), автоматический выход сотрудников в плановый отпуск, ручные запросы отпусков сотрудниками, перепланирование графика отпусков. На определенных этапах процессов автоматически формируются такие документы как:
· приказ на отпуск;
· уведомление о выходе в отпуск для сотрудников с плановым отпуском;
· заявление на выход в отпуск для сотрудников без планового отпуска;
· заявление на перенос;
· подписной лист при формировании графика Т-7;
· отчет для руководителя;
· график отпусков в сводной форме.
«Реализовав данный проект, мы существенно разгрузили кадровую службу, предоставив удобный механизм работы для всех сотрудников. Время на выполнение многих операций сократилось в среднем в 10 раз. Если раньше на ведение информации по отпускам в системе SAP ERP HCM, формирование документов и отчетов требовалось от 5 до 15 минут, то теперь эти операции выполняются меньше чем за минуту, что с учетом общей численности персонала компании М. Видео дает существенное сокращение времени. Информирование сотрудника о статусе заявки на отпуск осуществляется в режиме реального времени», — комментирует результаты проекта Владимир Наталевич.
