Считая развитие процесса управления договорами и финансовыми документами одним из приоритетных направлений совершенствования компании, руководство «Восточной техники» приняло решение о необходимости автоматизации этих бизнес-процессов. Выбор был сделан в пользу решения на базе платформы DocsVision, которое было реализовано силами компании ECMGroup. Pro (ранее — направление бизнеса «Управление контентом» компании «Утилекс»).
В рамках проекта было осуществлено внедрение информационной системы на платформе DocsVision SharePoint Edition, сочетающей сильные стороны системы электронного документооборота DocsVision и корпоративного портала Microsoft SharePoint: гибко настраиваемый интерфейс и возможность автоматизации полностью регламентируемых процессов. Данная система позволила автоматизировать процесс согласования договоров и финансовых документом и обеспечила их централизованное хранение.
Среди особенностей проекта стоит отметить такие решения, как очень гибкий, динамически определяемый механизм составления маршрута согласования; тесная интеграция решения с ERP-системой Microsoft Dynamics AХ, учет валют в СЭД (обновление, хранение и работа), механизм защиты от подлога согласованной версии документа без использования ЭЦП; механизмы автоматического формирования файлов и их конвертации в различные форматы в зависимости от жизненного цикла и многое другое.
В ходе проекта также была развернута независимая площадка для тестирования модификаций и проведения обучения новых пользователей. На сегодня в системе работает более 50 сотрудников центрального офиса и сотрудники одного из удаленных подразделений. В перспективе — развитие направлений по интеграции с ERP, автоматизация работы с другими видами документов (корреспонденция, внутренние документы) и масштабирование системы на все удаленные подразделения компании (более 25 подразделений).
«Уже в период опытно-промышленной эксплуатации, когда в систему вводились только некоторые виды договоров, польза от решения стала очевидной, — рассказывает IT-manager «Восточной Техники», руководитель проекта Татьяна Чеснова, — Значительно сократились сроки и трудозатраты по созданию, согласованию и работе с договорами и финансовыми документами компании. Теперь не составляет никакого труда отслеживать ход процесса, все под контролем и в полном порядке. Команда ECMGroup. Pro очень ответственно отнеслась к нашим потребностям, детально изучила наши процессы и в результате построила решение, продуманное до мелочей. Ответственность, оперативность и квалификации такой команды не вызывает сомнений в том, кому будет доверено развитие системы, а планы в этом направлении у нас действительно колоссальные».
