Целью проекта было построение системы потокового ввода, при помощи которой текущая документация обрабатывается перед поступлением в архив. Для решения этой задач были использованы продукты ABBYY. На них отсановились, прежде всего, благодаря значительному опыту успешной эксплуатации ABBYY FlexiCapture в ряде крупных компаний, работающих в страховом бизнесе. Немаловажным обстоятельством было и наличие удачных проектов соответствующего профиля в «портфолио» проектной команды ЛАНИТа.
К программному решению предъявлялись такие требования, как централизованное хранение документов, возможность децентрализованной обработки всей страховой документации, сокращение издержек на регистрацию и ввод документов в информационную систему страховой компании, наличие простого процесса администрирования. В рамках пилотного проекта система была установлена в московском филиале компании и трех региональных филиалах — Смоленском, Сургутском и Екатеринбургском. В Москве была развёрнута серверная часть, в регионах установлены станции сканирования, где сегодня обрабатываются комплекты документов, относящихся к полисам каско и ОСАГО. Отсканированная документация пакетно экспортируется в корпоративную систему электронного документооборота (СЭД). Реализация пилотного проекта позволила оптимизировать внутренние бизнес-процессы «Югории», сократить время регистрации и обработки первичных документов, создать единое хранилище.
Также были решены следующие задачи: автоматический экспорт и автоматическая регистрация документов, присвоение номера документу и его детальная маршрутизация, централизованная передача настроек, уменьшение размеров хранимых файлов, при необходимости — ночная загрузка документов в филиалы, использование механизма штрихкодирования.
В настоящий момент осуществляется потоковый ввод и последующая обработка до 1000 документов в месяц. В августе текущего года проект вышел на этап промышленной эксплуатации. Решение развернуто на базе Единого центра обработки документов «Югории» в Белгороде. Дальнейшее развитие подразумевает включение в бизнес-процессы компании технологий распознавания ABBYY и реализацию автоматического переноса данных из документов в регистрационную карточку документа в СЭД LanDocs. Наряду с этим, планируется дальнейшее увеличение количества станций сканирования.
«По итогам пилотного проекта уже можно говорить о заметной оптимизации внутренних бизнес-процессов в центральном и региональных филиалах. Реализация пилотного проекта позволила нам эффективнее обрабатывать большой объем документов и тем самым сократить издержки компании. Мы планируем тиражирование решения в остальные офисы компании, а также запуск функции распознавания документов, что позволит нашим операторам осуществлять быстрый ввод документов в систему. Также одним из существенных эффектов от внедрения системы мы считаем повышение качества данных в информационных системах», — говорит Олег Киселёв, исполнительный директор ГСК Югория.
