Ранее учет в компаниях группы велся в разрозненных информационных системах, а управленческая отчетность формировалась с помощью электронных таблиц. При этом данные в различных таблицах, визуально отличающихся по форме, зачастую дублировались — каждый пользователь, участвующий в цепочке формирования консолидированной отчетности, применял привычные для себя отчеты ввиду отсутствия единых универсальных форм. Наличие большого количества исходных таблиц, содержащих внушительный объем информации, затрудняло процесс работы с данными и приводило к ошибкам при консолидации данных.
В связи с успешной реализацией стратегии диверсифицированного роста, группа Aegis Media значительно расширила сферу деятельности и географию работы, что привело к увеличению объема финансовой информации. Поэтому руководство группы приняло решение о внедрении информационной системы, которая позволила бы автоматизировать процессы планирования, бюджетирования и консолидации управленческой отчетности холдинга. В качестве партнера по созданию такой системы была выбрана компания «1С: Бухучет и Торговля» (БИТ). Наиболее подходящим программным продуктом для реализации проекта было признано решение «1С: Консолидация 8».
Общая продолжительность проекта составила десять месяцев. За это время экспертами Савеловского офиса БИТ в ходе поэтапного внедрения было проведено предварительное обследование процессов сбора информации и формирования отчетности, разработаны единые правила и формы отчетов для информационного обмена между компаниями группы, определены методы интеграции системы с другими программными продуктами, использующимися в компании. Был организован перенос данных из предыдущих программ и электронных таблиц и проведена тестовая генерация отчетности в системе.
В результате внедрения программного продукта «1С: Консодлидация 8» была получена система, позволяющая создавать пакет управленческой отчетности группы Aegis Media по компаниям согласно четкой, прозрачной и последовательной схеме. На 30% сокращены трудозатраты специалистов финансовой службы, которые раньше тратились на механическую работу, а теперь направлены на улучшение качества предоставляемой отчетности. Автоматическая сверка расчетов внутри группы освободила примерно по одному рабочему дню сотрудников финансового отдела. Сроки формирования консолидированной отчетности сократились в 1,5 раза.
За счет оптимизации процесса сбора данных удалось избежать такой проблемы, как отсутствие некоторой аналитики из-за трудоемкости обработки громоздких файлов Excel. Значительно снижено влияние «человеческого фактора» на формирование отчетности. Повысилась достоверность данных. Механизм расшифровок, реализованный в программе, позволяет анализировать показатели вплоть до первичных данных и выявлять первопричины тех или иных итоговых показателей. Более прозрачным стал бюджетный процесс. Благодаря этому контроль за деятельностью компании усилился, и руководство получило возможность оперативно реагировать на все возникающие в процессе работы компании сложности и планировать будущие финансовые потоки с высокой степенью точности.
Лысенко Юрий Евгеньевич, ИТ-директор компании Aegis Media, отмечает: «В результате внедрения системы »1С: Консолидация 8″ руководство холдинга получило единую информационную систему для формирования и хранения всей финансово-экономической отчетности по компаниям группы. Данные отчетов расшифровываются нажатием одной кнопки, что делает прозрачными итоговые показатели бюджетов и позволяет контролировать финансово-хозяйственную деятельность и эффективность компаний группы и направлений деятельности. Система надежна и удобна в использовании и обслуживании. В настоящее время планируется дальнейшее развитие системы, в частности, внедрение моделей формирования отчетности «Cash Flow» и «Balance sheet». Благодарим компанию "1С: Бухучет и Торговля"(БИТ) за помощь в реализации проекта и рекомендуем ее как надежного партнера в решении задач автоматизации любого уровня сложности как с точки зрения методологии, так и ИТ технологий".
