Целями автоматизации документооборота на предприятии стало упорядочивание бизнес-процессов, сокращение издержек, а также ускорение процесса ведения делопроизводства вцелом. Для эффективного решения актуальных задач компании была выбрана система управления документами и задачами ТЕЗИС.
Современная система электронного документооборота позволит сотрудникам существенно экономить время при работе с большим объемом информации, сокращая материальные расходы на распечатку, копирование и доставку документов в бумажном виде. Возможности системы ТЕЗИС обеспечат своевременное получение руководством актуальной информации о ходе исполнения поручений, позволяя эффективнее контролировать внутренние бизнес-процессы компании.
Расширенная редакция системы управления документами и задачами ТЕЗИС была установлена в ОАО «Татнефтеотдача» в кратчайшие сроки. В период с 21 марта по 9 апреля 2012 года специалисты компании-разработчика HAULMONT осуществили проект внедрения системы, который состоял из ряда этапов: предпроектное обследование, инсталляция системы, настройка СЭД и внесение данных в систему, обучение сотрудников ОАО «Татнефтеотдача». На текущий момент в СЭД работает порядка 100 пользователей, согласовано более 15 000 договоров. Весь объем документации, приказы и распоряжения компании регистрируются и хранятся в системе ТЕЗИС.
«Нам нужна была гибкая система, которая позволила бы свести к минимуму временные и материальные затраты, связанные с документооборотом, а также обладала высокой мобильностью. Выбранное решение ТЕЗИС полностью нас устраивает. Все задачи, поставленные перед системой, выполняются на 100%. Замечу, что время согласования договора существенно сократилось, если раньше нам требовалось больше недели, то теперь система позволяет это сделать не более, чем за 2 дня. СЭД упрощает поиск нужных документов среди большого объема информации и упорядочивает документооборот вцелом. Что касается usability, могу сказать, что система ТЕЗИС обладает интуитивно понятным интерфейсом и не вызывает каких-либо сложностей при использовании. В ближайших планах компании активное использование мобильной версии системы ТЕЗИС для непрерывной работы на удаленных участках», — комментирует начальник отдела информационных технологий и связи ОАО «Татнефтеотдача» Даутов Анвар.
