Среди основных задач внедрения СЭД были: возможность реализации единой регистрация всех документов, отслеживание движения документов, повышение исполнительской дисциплины, единый контроль исполнения поручений. Важным фактором было желание получить гибкую систему, которая развивается и имеет широкий функционал. Для РПА этот фактор является наиболее существенным, так как планируется дальнейшее развитие системы как в головной организации, так и в филиалах. Использовалась СЭД DIRECTUM. Работы по внедрению вели сотрудники Департамента ЭДО ГК «Намип».
Уже сейчас можно утверждать, что внедрение системы DIRECTUM в московском подразделении Академии позволило решить ключевые задачи по сокращению числа рутинных операций с бумажными документами и обеспечивает повышение эффективности взаимодействия сотрудников, что в ближайшей перспективе неизбежно приведёт к повышению эффективности управления организацией в целом.
На первом этапе внедрения были проведены обследование и анализ организационной структуры и бизнес-процессов движения документов в РПА, на основе которых было разработано проектное решение, а также установлено необходимое программное обеспечение. После настройки системы было проведено обучение рабочей группы и рядовых пользователей, после чего система была введена в опытную, а после тестирования настроек — и в промышленную эксплуатацию.
«В результате успешного завершения работ по внедрению СЭД порядка 45 сотрудников Академии получили возможность работы с документами с помощью более эффективного механизма. Силами сотрудников ЭДО ГК „Намип“ были автоматизированы процессы согласования служебных записок, приказы по основной деятельности, приказы по повышению квалификации, приказы по учебной деятельности в разрезе студентов и аспирантов, входящей и исходящей документации. Настроены все базовые справочники, введены шаблоны основных документов», — рассказывает руководитель проекта Михаил Попков.
