Группа «Илим» обладает сложной организационной структурой, в которой применяются матричные схемы управления. В связи с этим, формирование списка согласующих подразделений и должностных лиц, обязательных при согласовании документа, зачастую представляет собой значительную проблему. Для решения этого вопроса, юридическим управлением компании был разработан и принят специальный стандарт, в котором приведены правила определения списка согласующих подразделений в зависимости от типа документа. Требования к документам были реализованы в проекте с помощью компьютерных технологий путем введения матрицы согласования. Применение подобной матрицы позволяет автоматически определять список подразделений и руководителей высшего звена, согласование с которыми является обязательным для каждого сформированного договора.
Одной из первоочередных задач реализации проекта стало требование собрать замечания к документу, полученных на различных этапах его согласования, и наглядно представить эту информацию пользователю в консолидированном виде. Анализ информации о прохождении отдельного документа по всем этапам его жизненного цикла потребовал разработки специального журнала согласования документа. В журнале содержится история событий, произошедших с документом в процессе его рассмотрения и утверждения, что значительно сокращает затраты пользователя на поиск и сбор информации. По информации в журнале можно анализировать весь маршрут документооборота, отследить комментарии пользователей, историю изменения документа и текущий статус процесса.
В ходе проекта был расширен функционал процесса делегирования задач и полномочий, в результате чего у пользователей системы появилась возможность отменять переданные ранее полномочия и задачи с отражением в журнале согласования.
Возможности платформы SAP Extended ECM by Open Text позволили обеспечить пользователей системы всеобъемлющей информацией, необходимой для принятия решений в процессе согласования договорных документов: ключевой информацией из модуля управления закупками и материальными потоками из финансового модуля SAP ERP, а также информацией из справочников контрагентов. Специфические функциональные требования были реализованы специалистами компании «АвеБрава» путем разработки дополнительных модулей расширения стандартных возможностей платформы SAP Extended ECM by Open Text.
«Автоматизация процесса ведения договорно-правовой работы стала очередным этапом развития системы управления документооборотом в Группе «Илим». «К достоинствам, с моей точки зрения (поскольку для нашей компании это актуально), можно отнести возможность очень тесной интеграции продукта с модулями системы SAP», — прокомментировала Ирина Пирогова, ИТ-директор ОАО «Группа «Илим».
