В Группе Компаний «МонАрх» завершен второй этап внедрения системы электронного документооборота. К единой системе управления договорами подключено 4 дочерних организации, а общее количество используемых рабочих мест достигло 350. Основу системы составляет EOS for SharePoint — разработка компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС).

Сотрудничество компаний ЭОС и ГК «МонАрх» началось в 2011 году с запуска пилотного проекта внедрения EOS for SharePoint, в ходе которого был развернут корпоративный портал на платформе Microsoft SharePoint 2010, и автоматизирован процесс согласования договоров в рамках двух головных компаний. Кроме того, были проведены работы по автоматизации классического документооборота этих компаний.

В рамках второго этапа внедрения СЭД ГК «МонАрх» была автоматизирована деятельность четырех дочерних компаний: «МонАрх-Девелопмент», ЗАО «МонАрх и О», «МонАрх ТТ» и «СМУ 1М» в части согласования договоров и автоматизации документооборота каждой дочерней организации.

Целью второго этапа внедрения было объединение всей Группы компаний на единой платформе для организации прозрачного прохождения согласования договоров.

С помощью EOS for SharePoint были автоматизированы основные задачи работы с договорами. Особое внимание было уделено таким задачам, как отслеживание процесса согласования, отслеживание сроков согласования на каждом этапе. В ходе внедрения был разработан регламент согласования договоров, на основе которого были настроены бизнес-процессы согласования договоров ГК «МонАрх» в системе EOS for SharePoint.

На сегодняшний день к системе подключено шесть компаний ГК «МонАрх». Таким образом, решена важная задача взаимодействия головных компаний с дочерними, а также дочерних организаций между собой.

В результате внедрения была систематизирована работа с договорами по подразделениям и ответственным за определенные этапы, автоматизировано согласование договоров между различными отделами с использованием 350 лицензий системы EOS for SharePoint. На данный момент в системе ведется согласование следующих видов договоров: банковского счета; поручительства; ипотеки; подряда; договоров на проектные работы и согласования; агентирования; договоров на реализацию помещений в объекте и т. д.