В связи с началом сотрудничества с новым логистическим оператором, который осуществляет комплексную обработку товаров и их складское хранение, у предприятия возникла необходимость в переходе на новую информационную систему. В частности, требовалось наладить оперативный двусторонний обмен данными с учетной системой логистического оператора, создать эффективную комплексную систему для работы с заказами покупателей, оптимизировать процессы планирования и подготовки заказов поставщику в Германии, а также расширить возможность получения аналитических данных о текущей деятельности. Кроме того, было необходимо автоматизировать процессы кадрового учета и расчета заработной платы, бюджетирования и финансового планирования.

В качестве инструментов для решения поставленных задач руководство компании выбрало программный продукт 1С: Управление Торговлей 8. Внедрение системы 1С: Управление торговлей 8 позволило ускорить процесс формирования заказов поставщику более чем в 10 раз, благодаря повышению скорости обработки и комплектации заказов покупателей компании удается в 2 раза быстрее обслуживать клиентов.

Настроен автоматический обмен данными программы 1С: Управление торговлей 8 с системой логистического оператора, использующейся на складе. Благодаря этому менеджеры получают оперативную информацию о складских остатках, движениях товара и состоянии заказов покупателей (формирование, комплектация, сборка, отгрузка, доставка, оплата). Состав входящего заказа автоматически анализируется в системе, и программа выводит отчет о товарах, которые есть в наличии и могут быть отгружены покупателю сразу, а также о позициях, которых нет в наличии, при этом в отчете указывается ожидаемая дата поступления таких товаров на склад. В итоге, обработка заказов ускорилась втрое и занимает теперь 5-10 минут вместо 25-30, как было раньше. После согласования заказа с покупателем производится его автоматическая комплектация, и заказ передается на склад, где оперативного готовится к отгрузке. В итоге скорость обслуживания клиентов увеличилась в 2 раза.

Система автоматически рассчитывает объем заказа, подготовленного к отгрузке, и, исходя из требуемого объема, подбирает транспортное средство, подходящее для его перевозки. Это позволяет оптимально размещать товар в машине, избегая нерационального использования транспортных средств. В результате расходы на доставку товара сокращены на 10%.

Налажен оперативный обмен данными с учетной системой головного офиса в Германии, благодаря чему управляющая компания в автоматическом режиме получает информацию о потребностях российского подразделения в товаре, поступлениях, отгрузках и остатках товара на складе. В программе формируются подробные аналитических отчеты о движениях товара (товар в пути, товар, подготовленный к отгрузке, товар, выведенный из производства и т. п.). Это позволило оптимизировать процессы планирования заказов поставщику, определять необходимый объем запасов на складе, среднемесячную потребность в товаре, величину минимального заказа. В результате оборот товара на складе увеличился. Заказы поставщику формируются значительно быстрее: оформление заказа на тысячу позиций занимает 15-20 минут, в то время как раньше на это уходил целый день.

Организован обособленный учет запчастей и гарантийных товаров, что позволяет отделу сервиса планировать и своевременно выполнять работы по сервисному обслуживанию.

Учет рабочего времени, ведение штатного расписания, назначение гибких графиков работ, расчет больничных, отпусков, компенсационных выплат и других начислений сотрудникам, перечисление заработной платы на пластиковые карты осуществляется теперь с помощью программы 1С: Зарплата и управление персоналом 8. Это существенно снизило трудоемкость операций по начислению вознаграждения сотрудникам, заработная плата выплачивается вовремя.