Целью внедрения СЭД в «Аэронавигации Урала» являлось создание единого информационного пространства, обеспечивающего эффективную поддержку процессов работы с информационными ресурсами компании. В рамках проекта были поставлены следующие задачи: упорядочение документооборота организации, создание централизованного электронного архива с возможностью оперативного поиска документов. Также в рамках проекта необходимо было автоматизировать процессы согласования документов и контроля исполнения поручений, а также обеспечить оперативное информирование сотрудников о поступающих документах и поручениях.
Работы по внедрению СЭД выполнила компания «Юнисофт», в качестве платформы для создания решения была выбрана система управления документами и бизнес-процессами DocsVision. На выбор заказчика повлияли следующие ее преимущества: возможность использования произвольного набора готовых приложений DocsVision с учетом масштаба и функциональных требований конкретного заказчика; масштабируемость системы, позволяющая реализовывать крупные территориально-распределенные решения, а также наличие у компании «Юнисофт» опыта реализации различных по масштабу и отраслевой принадлежности проектов по внедрению СЭД на базе DocsVision.
В ходе проекта специалистами компании «Юнисофт» были разработаны инструкции пользователей, было проведено обучение всех пользователей. В рамках проекта организована трехуровневая техническая поддержка системы. В настоящий момент в Филиале «Аэронавигация Урала» ФГУП «Госкорпорация по ОрВД» проводятся работы второго этапа внедрения СЭД: специалистами компании «Юнисофт» проводится разработка ряда дополнительных сценариев обработки документов, архива документов для ключевых подразделений, а также дополнительных представлений для работы пользователей системы с заданиями. В дальнейших планах по развитию СЭД обозначено подключение других региональных центров организации воздушного движения.
Внедрение СЭД на базе DocsVision в Филиале «Аэронавигация Урала» ФГУП «Госкорпорация по ОрВД» способствует повышению ответственности и исполнительской дисциплины сотрудников, задействованных в процессах обработки документов и выполнения заданий. Кроме того, сократилось время, требующееся на поиск и обработку документов, снизилась вероятность нарушения нормативных сроков и обязательств сотрудников, исключена вероятность потери документов. СЭД на базе DocsVision позволила сократить время на передачу документов и заданий между сотрудниками и подразделениями организации, что обеспечило сокращение временных затрат, необходимых на согласование документов, а также на подготовку и обработку управленческой информации. Кроме того, перевод документов в электронный вид и их хранение в СЭД позволило снизить стоимость хранения документов.
«Система электронного документооборота органично вписалась в практику ежедневной работы сотрудников Филиала и стала такой же необходимой, как и электронная почта. Электронное согласование счетов, договоров и актов позволило оптимизировать выполнение деловых процедур и исключить потерю документов», — прокомментировал Белкин А. А., начальник отдела информационных технологий филиала «Аэронавигация Урала».
