Следуя современным общероссийским тенденциям по автоматизации работы государственных органов и повышению качества предоставляемых услуг, Администрацией города Боготола (Красноярский край) было принято решение о внедрении системы электронного документооборота. После изучения опыта муниципальных органов власти соседних районов в качестве платформы для будущей системы была выбрана ECM-система БОСС-Референт, как наиболее удовлетворяющая требованиям к функционалу СЭД. В качестве исполнителя была привлечена компания «СибИнтел», зарекомендовавшая себя как обладателя высокой квалификации в области внедрения СЭД и надежного партнера.
Проект стартовал в 2009 году. Специалисты компании «СибИнтел» провели аналитическое обследование и разработали на его основе техническое задание. Летом 2009 года было проведено внедрение программного обеспечения и обучение администраторов. В результате в системе начали работать сотрудники отдела по работе с обращениями граждан и служебной корреспонденции.
По результатам работы в системе электронного документооборота Администрацией было принято решение о расширении СЭД для охвата всех структурных подразделений. Для этого в мае 2011 года было докуплено 30 лицензий БОСС-Референт. Летом командой проекта была произведена адаптация системы под специфику процесса согласования документов в Администрации, осуществлено дополнительное масштабирование, разработаны инструкции для пользователей и проведено их обучение. Осенью 2011 года система была сдана в промышленную эксплуатацию.
В ходе проекта в Администрации создано хранилище документов в электронном виде: в системе электронного документооборота регистрируются постановления, распоряжения, протоколы заседаний, обращения граждан. Это помогло свести время поиска документов к минимуму и исключить вероятность утери документов. По данным видам документов, осуществляется назначение поручений сотрудникам Администрации и ведется контроль исполнительской дисциплины. При внедрении системы специалистами компании «СибИнтел» была осуществлена адаптация системы под специфику работы Администрации, настроены шаблоны документов, обеспечивающие формирование отчетов для контроля исполнительской дисциплины.
В настоящий момент в системе электронного документооборота работают около 40 пользователей.
«Внедрение системы электронного документооборота помогло нам повысить контроль исполнительской дисциплины, — отмечает заместитель Главы администрации города по правовым и экономическим вопросам Т. В. Рычкова, — очень важно, что теперь мы имеем возможность более оперативно реагировать на запросы горожан, ускорить процесс принятия решений и, как следствие, качественно улучшить уровень оказываемых государственных услуг».
