В рамках развития процесса управления бизнесом руководством компании «Восточная Техника», официального дилера компаний Caterpillar, Sullair и Metso Minerals на территории Западной и Восточной Сибири, Якутии и севера Дальнего Востока, было принято решение о необходимости совершенствования и автоматизации процессов работы с документами, а также создания их единого структурированного архива. В компании пришли к выводу, что это принесет ощутимый экономический эффект за счет повышения эффективности управления процессами движения финансовых документов, сокращения сроков согласования документов и трудозатрат, а также снижения операционных рисков. Изучив ряд предложений, «Восточная Техника» сделала выбор в пользу решения на базе платформы DocsVision, предложенного компанией «Утилекс». По условиям заключённого соглашения «Утилекс» осуществит внедрение информационной системы, которая позволит автоматизировать процесс согласования договоров и обеспечит централизованное хранение документов на корпоративном портале, построенном на базе Microsoft SharePoint.

Решение «Утилекс» базируется на платформе DocsVision SharePoint Edition, сочетающей сильные стороны системы электронного документооборота DocsVision и корпоративного портала Microsoft SharePoint: гибко настраиваемый интерфейс и возможность автоматизации полностью регламентируемых процессов.

В соответствии с корпоративной методологией ведения проектов сотрудники «Утилекс» предложили разбить внедрение системы на ряд ключевых этапов:

• инициация проекта, включающая утверждение Устава проекта и планирование ресурсов;

• анализ, подготовка и согласование функциональных и технических требований к решению;

• разработка и согласование дизайна проектных решений;

• разработка и комплексное тестирование системы;

• запуск решения в действие, включая тренинги, и опытно-промышленную эксплуатацию.

Такой подход позволит обеспечить контроль над сроками и качеством исполнения каждого этапа работ.

«Непрерывное совершенствование и развитие производственных процессов является важной составляющей нашего успеха, - рассказывает менеджер по IT компании «Восточная Техника» Татьяна Чеснова, - Мы считаем, что внедрение информационной системы по автоматизации работы с документами на портале поднимет компанию на новый уровень организации бизнес-процессов и повысит эффективность нашего бизнеса».