Основной предпосылкой внедрения проекта стала потребность в усовершенствовании бизнес-процесса по обработке и хранению огромного потока финансовых документов. На их сортировку, проверки и проводки уходило колоссальное количество времени. Для работы с каждым годом было задействовано все больше и больше сотрудников. Требовалось также решить проблему быстрого поиска документов, например, для контролирующих органов и нивелировать риски от возможных потерь важных бумаг при пересылке почтой, увеличения сроков проверок и штрафных санкций. Для повышения эффективности компании в целом, для более тщательного и прозрачного контроля выполнения сотрудниками своих функций, было решено перейти от ручной обработки финансовых документов к их автоматизированной обработке. Оптимальным решением в сложившейся ситуации было передать обработку всей финансовой документации в единый центр финансового обслуживания.
В результате многоступенчатого тендера партнером для реализации проекта по автоматизации финансового документооборота «Джонсон & Джонсон» была выбрана компания TerraLink. Единые Центры Финансового Обслуживания, к числу которых можно отнести и начинающийся проект, являются идеальным вариантом для территориально-распределенных компаний, желающих найти оптимальный баланс между централизацией процессов и их эффективностью.
Автоматизированная система поможет практически полностью устранить ошибки, возникающие по вине сотрудников («человеческий фактор»). Предполагаемое сокращение времени на ручной ввод за счет автоматической валидации – 50%, и дополнительное сокращение времени на обработку ручной обработки переписки с контрагентами. Значительно (на 90%) снизятся потери документов. Трудозатраты на подготовку документов для внешних проверок и внутреннего аудита уменьшится на 60%. Уже сейчас можно говорить о том, что для обработки и сортировки входящих финансовых документов привлечены низкооплачиваемые сотрудники, а рабочее время высококвалифицированных бухгалтеров и финансовых менеджеров перераспределено на другие бизнес-процессы.
Решение, внедряемое в «Джонсон & Джонсон», основано на платформах MS SharePoint и ЕМС Captiva. В результате проекта будут автоматизированы бизнес-процессы ввода, согласования, обработки и архивирования финансовой документации, связанные с расчетами с покупателями и поставщиками. Все документы с момента их поступления будут четко контролироваться и отслеживаться, а также связываться с информацией в системе SAP. Система позволит автоматически создавать операционные отчеты по полученным/неполученным документам. А электронный архив, предназначенный для хранения отсканированных образов финансово значимых документов, будет иметь интеграцию с единым европейским центром обработки, где централизованно контролируются все платежи ООО «Джонсон и Джонсон» и ведется финансовый учет. Важной частью функциональности решения является возможность массовой печати документов по запросу пользователя. Выборка может быть сформирована по различным критериям: по контрагенту, дате оплаты и др.
Проект планируется осуществить в 3 фазы: анализ текущего состояния, структурирование и формализация потребностей бизнес-заказчиков; разработка и внедрение решения; управление корпоративным архивом. На сегодняшний момент реализована первая фаза. Полностью проект будет завершен в ноябре 2011 года.
В этом решении будут максимально использованы все возможности продуктов. Это произойдет благодаря слаженной работе команды, состоящей из представителей заказчика и исполнителя. Прежде чем запустить проект со стороны клиента была проделана большая работа по подготовке требований, описанию бизнес-процессов, регламентации инструкций.
«Ограниченные временные ресурсы и высокие требования к возможностям системы диктовали совершенно четкие критерии выбора внешнего исполнителя. Компанией «Джонсон & Джонсон» был организован многоэтапный тендер, победителем которого стала компания TerraLink, предложив отвечающий всем нашим потребностям проект. TerraLink имеет достаточный опыт работы, высококвалифицированную команду и весьма внушительное портфолио реализованных проектов по внедрению ЕСМ-систем. В результате внедрения мы снизим производственные издержки и в несколько раз сократим сроки обработки финансовой документации. В итоге, все это должно положительно отразиться на повышении эффективности работы всей организации в целом. По нашим оценкам, а мы проводили тщательный предварительный анализ ROI, срок окупаемости этого проекта составит 6-8 месяцев. Завершить проект планируется к ноябрю 2011 года», - комментирует старт проекта Игорь Немецков, Директор Единого Центра Обслуживания «Джонсон & Джонсон».
