Актуальные задачи развития бизнеса и большие объемы неструктурированного корпоративного контента поставили в компании на повестку дня вопрос о систематизации в удобном виде накопленной информации, реализации механизмов управления и учета электронных документов. Топ-менеджмент «САБМиллер РУС» принял решение внедрить систему электронного хранения документов в виде универсальной «Базы знаний».
«Мы хотели повысить эффективность оперативной деятельности сотрудников, сократить время на поиск информации и подготовку различных документов. Также в рамках проекта создания электронного хранилища необходимо было обеспечить достоверность, целостность и актуальность материалов, реализовать прозрачное управление конфиденциальностью и разграничением прав доступа. Доверить выполнение проекта решено было компании TopS BI – она имеет в своем портфеле современные решения для электронного документооборота, на основе которых успешно реализованы системы в различных отраслях», - говорит Нина Таций, менеджер по системным интеграциям «САБМиллер РУС».
Проведя тщательный анализ функциональных потребностей компании «САБМиллер РУС», эксперты TopS BI в кратчайшие сроки разработали техническое задание и дизайн-макеты для ключевых страниц Системы электронного хранения документов. Далее была успешно настроена структура Базы знаний и реализованы основные типовые сервисы, предоставляемые платформой Microsoft SharePoint 2010. Также в ходе проекта разработаны алгоритмы автоматического размещения загружаемых материалов на основе гибких правил классификации.
Система электронного хранения документов создана на базе платформы Microsoft SharePoint 2010. Решение включает в себя: библиотеку документов, классификатор и систему тэгов, новостные ленты, календарь событий и мероприятий, опросы пользователей, страницы подразделений и проектов, личные страницы пользователей, модуль поиска. Для реализации максимально удобных возможностей поиска информации электронный архив был интегрирован с внешними хранилищами данных (файловые серверы и общие папки Microsoft Exchange). Также осуществлена миграция большого объема материалов из существующих корпоративных хранилищ данных. Для удобства работы с системой иностранных менеджеров компании «САБМиллер РУС» обеспечена возможность отображения интерфейса на английском языке, с помощью специального переключателя.
«Мы в кратчайшие сроки получили систему, которая успешно помогает повысить эффективность оперативной деятельности сотрудников. База знаний обеспечивает надежное электронное хранение материалов и документов в рамках единого информационного ресурса компании. Удобству поиска по архиву способствует разработанная специалистами TopS BI уникальная система критериев, классификации и тегирования. Наши сотрудники также высоко оценили возможности многопользовательской работы и поддержки версионности документов», - сказал Денис Фартушнов, менеджер по развитию ИТ сервисов «САБМиллер РУС».
