Приоритетный вид деятельности компании «Роспродукт» — торговля молочными продуктами, которые поставляются в такие учреждения, как больницы, детские сады, воинские части и т. д. Всего отгружается порядка 100 партий в сутки, поэтому точное планирование закупок — одна из основных задач управления.
В связи с развитием бизнеса возникла потребность в новой информационной системе с широким спектром функциональных возможностей. В частности, требовалась система планирования, позволяющая вести учет заказов по скоропортящейся продукции с учетом статистических данных по объемам реализации и сезонности. Прежде такой учет велся в электронных таблицах. Для того чтобы обеспечить определенный товарный запас, менеджеры заказывали поставщикам в среднем на 10 % больше товара, чем требовалось по текущим заказам. Из этих дополнительных 10 % реализовывалось, как правило, только 6 %, а 4 % (порядка 1 000 кг молочной продукции в сутки) оставалось, что проводило к затовариванию склада. Из-за ручного учета остатков товара, возникали ситуации, когда нереализованная партия застаивалась на складе. Через какое-то время неиспользованную продукцию списывали из-за истекшего срока годности, который по некоторым позициям (йогурты, детское питание) мог составлять всего 3 – 5 дней, и предприятие несло убытки.
Учет взаимозаменяемых товаров также осуществлялся с помощью электронных таблиц, и если запрашиваемого наименования не было на складе (например, творога «Веселый молочник», 9 %),менеджер не мог оперативно предложить клиенту схожий по свойствам продукт (например, творог «На здоровье», 9%). В результате сделки часто срывались. Поэтому нужен был инструмент, который позволил бы находить аналоги товара и уже во время телефонного разговора предлагать клиенту альтернативные варианты.
Партнером по проекту стала компания «1С:Бухучет и Торговля» (БИТ), которая рекомендовала использовать решение «1С:Комплексная Автоматизация 8», позволяющее организовать учет и планирование в соответствии с потребностями заказчика.
В результате проекта удалось организовать систему планирования закупок с учетом статистических данных по продажам и сезонности. Реализованные в системе возможности объемно-календарного планирования позволили менеджерам объективно оценивать потребность в товарах, проверять, удается ли удовлетворить составленный план за счет остатков. Если продукции на складе не хватает, нужное количество товара добавляется в уже существующие заказы поставщикам, или оформляются новые заказы. Как следствие, товарооборот ускорился, а финансовые потери из-за порчи товара сократились в 1,5 раза.
Интеграция решения с корпоративной системой основного поставщика компании (Вимм-Билль-Данн) позволила еженедельно предоставлять ему точные данные о ходе реализации продукции, что укрепило партнерские отношения между предприятиями.
С помощью реализованной в программе возможности подбора аналога товаров менеджеры могут уже во время телефонного разговора предлагать клиенту взаимозаменяемые продукты в случае отсутствия товара на складе: если во время обработки заказа программа регистрирует отсутствие каких-либо наименований, то автоматически предлагается схожий по характеристикам продукт. Таким образом, менеджеры сохраняют клиентов, а объемы продаж увеличились на 12 %.
Галина Лукина, главный бухгалтер «Роспродукта»: «Эффективность нашего бизнеса после внедрения заметно возросла. Благодаря возможностям программы мы, при отсутствии остатков определенного наименования товара на складе, можем предлагать альтернативный вариант. Заказчики остаются довольны обслуживанием, что помогает нам увеличивать число постоянных клиентов. Благодаря эффективному планированию закупок мы обеспечили высокий товарооборот и смогли снизить издержки из-за порчи продукции. «1С:Комплексная Автоматизация 8» — это именно та информационная система, которая была нужна нашему предприятию для более эффективной и продуктивной работы».
