Решение о внедрении новой системы для расчета зарплаты и кадрового учета было вызвано проблемами с поддержкой использовавшейся ранее программы. При любом изменении законодательства требовалось обращаться к программистам и перерабатывать систему. Это приводило не только к дополнительным затратам, но и угрожало срывом сроков сдачи отчетности.
Руководством вуза было принято решение о переходе на программу «1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8», которая обеспечивает необходимый функционал, оперативно обновляется разработчиком и поддерживается большим числом внедренческих организаций. Система разработана на современной технологической платформе «1С:Предприятие 8», которая обеспечивает производительность, достаточную для расчета зарплаты и кадрового учета вуза по 7 тысячам сотрудников головного вуза и филиалов МАИ. Партнером по внедрению был выбран Экспертный центр по работе с учебными заведениями компании «1С:Бухучет и Торговля» (БИТ), с которым МАИ сотрудничает с 2006 года.
В системе работают 30 пользователей отдела кадров, отдела труда и зарплаты управления экономики и финансов, учебного отдела, НИЧ и расчетного отдела бухгалтерии. Автоматизация учета позволила оптимизировать кадровый документооборот и разработать регламент для более эффективного взаимодействия отделов. Обеспечен безошибочный расчет зарплаты для более 7 тысяч сотрудников головного вуза и филиалов МАИ.
По инициативе руководства МАИ специалистами компании БИТ проведен консалтинг по оптимизации кадрового документооборота и создан регламент взаимодействия отделов вуза при работе с системой. Это позволило обеспечить однократный ввод данных, исключить пользовательские ошибки. Раньше, чтобы зарегистрировать новую надбавку преподавателю, плановый отдел создавал проект приказа, передавал его в бумажном виде в отдел кадров, где специалисты по кадрам делали на его основе полноценный приказ на начисление надбавки. Отдел кадров вводил его в свою систему и передавал оригинал приказа на подпись руководству, а копии — в управление экономики и финансов и расчетный отдел, которые также вводили приказ в свою систему. После утверждения приказа расчетный отдел начислял надбавку.
Переход на «1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8» позволил ускорить согласование приказов, отказаться от траты времени на регистрацию одной и той же информации в разных базах. Управление экономики и финансов сразу вводит в систему документ с надбавкой, отдел кадров заходит в систему, видит приказ, печатает его и передает на подпись. Расчетный отдел видит этот приказ в системе и проводит его на основании утвержденного руководством документа. Соответствующим образом настроены интерфейсы и права доступа пользователей.
Научно-исследовательская часть (НИЧ) вуза одновременно ведет около 400 научных тем, постоянно происходит закрытие тем и открытие новых. Автоматизированная система позволила НИЧ оперативно получать аналитику по учету средств по каждой научной теме: о начислении зарплат, отпускных выплат, страховых взносов. Налоги распределяются по темам пропорционально начисленной зарплате. Автоматизировано получение расчетным отделом информации о новых и закрытых темах, зарегистрированных НИЧ. Это позволило оперативно контролировать затраты на заработную плату по каждой научной теме.
Александр Васильевич Гужва, главный бухгалтер МАИ: «Переход на "1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8" позволил нам по-новому взглянуть на процессы, связанные с расчетом зарплаты и кадровым учетом. В результате мы смогли более эффективно контролировать расчет зарплаты и налогов, подготовку сводной отчетности и оперативно вносить корректировки. Теперь не нужно делать запрос на получение информации и ждать его обработки – любые данные можно получить самостоятельно за минуту. Автоматизирован обмен информацией по учету зарплаты в разрезе научных тем. Система стала более прозрачной, отчетность в фонды формируется автоматически, без участия программиста. Мы сотрудничаем с Экспертным центром по работе с учебными заведениями БИТ уже более 5 лет. За это время он зарекомендовал себя как надежный партнер, которому можно доверять, планируем новые совместные проекты».
