«Усть-Лужская проектно-инжиниринговая компания» (УЛПИК) (Санкт-Петербург) было создано несколько лет назад для реализации программы комплексного социально-экономического развития территории, прилегающей к морскому торговому порту Усть-Луга. Проекты по строительству, реализуемые УЛПИК, связаны с наличием огромного и постоянно растущего объема документов. Компания имеет территориально распределенную структуру, из-за чего своевременный обмен и управление документами, а также доступ к ним значительно усложняются. На первых порах ИТ-системы для управления документооборотом в компании не было. Но с увеличением потока документов всё больше времени требовалось на процессы согласования, рассмотрения и совместной работы, и в начале 2010 г. руководство УЛПИК приняло решение об автоматизации документооборота с помощью EOS for SharePoint разработки компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС)..
В августе 2010 года стартовали работы по реализации системы автоматизации документооборота, включая создание единого пространства документов (базы знаний) с возможностью совместной работы сотрудников, планирования совещаний, планерок и других мероприятий. Проект был закончен уже в ноябре 2010 г., и система была введена в промышленную эксплуатацию. Из оборудования для нее специально был приобретен только один сервер. Параллельно с внедрением специалисты «Офис-Док» проводили обучение пользователей заказчика. Дальнейшее техническое сопровождение системы также осуществляется исполнителем проекта. В ходе выполнения проекта было создано несколько сайтов для работы с информацией, электронные версии документов (нормативных, стандартизирующих и т. п.), а также перекрестные ссылки на документооборот.
«В целом мы полностью удовлетворены процессом создания, эксплуатации и развития системы управления документами. Фактически, менее чем за полгода мы сначала перешли от бумажного документооборота к электронному, решив при этом собственно бизнес-задачу компании: повышение эффективности нашей проектной работы, – подвёл текущие итоги проекта Андрей Кривченко. – Создав первый вариант системы, мы поняли, что нам нужно делать дальше, и смогли быстро двигаться вперед. Во многом это – результат правильного выбора базовой платформы, прикладного решения и исполнителя. По плану мы должны полностью перейти на Microsoft SharePoint Server 2010 уже в самое ближайшее время. А дальнейшие наши планы предусматривают увеличение количества пользователей до ста, а также расширение функциональных возможностей с учетом новой платформы, в частности в области автоматизации управления бизнес-процессами».
