Наблюдавшиеся в Винницком городском совете тенденции к ежегодному повышению интенсивности работы сотрудников, появление у структурных подразделений новых функций и задач, а также рост объема бумажных документов, использующихся в мэрии, послужили причиной начавшейся несколько лет назад подготовке платформы и подбору соответствующего программного обеспечения, способного организовать в учреждении эффективную и удобную СЭД.
До проекта по созданию СЭД, в Винницком городском совете была проведена реорганизация структуры исполнительных органов горсовета, после которой было осуществлено внедрение СЭД на базе DocsVision. В результате, специалистами Винницкого городского совета и компании «Альфаметрик» была создана система, позволяющая работникам в электронном режиме обмениваться необходимыми документами и информацией.
Теперь любое письмо, поступающее в городской совет или его исполнительный орган, сканируется в канцелярии, после чего направляется к городскому председателю или его заместителям, которые своей резолюцией определяют ответственных за исполнение того или иного задания. После этого документ автоматически поступает к исполнителям.
Процессы, построенные на базе системы DocsVision, позволяют эффективно организовывать работу с электронными документами и выполнять бизнес-процессы, связанные с информационным взаимодействием: каждый сотрудник вовремя получает задание для выполнения своего этапа работ и оперативный доступ ко всей необходимой информации; руководители получили возможность осуществлять контроль сроков выполнения каждой задачи, при нарушении которых исполнители несут дисциплинарную ответственность.
В рамках реализованного в Винницком городском совете проекта, СЭД на базе DocsVision позволила создать единое информационное пространство в организации, обеспечившее пользователям сокращение временных затрат на маршрутизацию документов, их обработку, поиск и согласование. Оперативный контроль исполнения поручений и контроль над состоянием документооборота позволил увеличить прозрачность бизнес-процессов и, тем самым, повысил эффективность деятельности учреждения в целом.
«На сегодняшний день структурные подразделения городского совета пока работают с документами, как в электронном, так и в бумажном виде. Сейчас идет процесс адаптации и освоения, но вскоре мы уже полностью перейдем на электронную переписку», — говорит заместитель городского главы Владимир Слышинский.
