До внедрения системы электронного документооборота и делопроизводства на платформе DocsVision 4.5 процесс согласования документов производился на печатных носителях. Процесс выдачи и контроля поручений в электронном виде не производился – все вышеперечисленные факторы способствовали снижению оперативности управленческой деятельности.
Целью, поставленной при внедрении системы документооборота подрядчику проекта - компании IT Universe, являлось повышение эффективности принятия и контроля управленческих решений, а также оперативности документирования управленческой деятельности и организации работы с документами, создание единого информационного пространства. Необходимо было вовлечь в электронный документооборот конечных исполнителей документов и поручений, а также обеспечить прозрачность процессов подготовки и согласования документов, исполнения поручений для пользователей всех уровней.
Выбор системы был обусловлен сжатыми сроками на ее внедрение (2-3 месяца), бюджетом проекта, функциональными возможностями платформы, позволяющими решить текущие задачи в соответствии с техническими требованиями, а также заложить основу для дальнейшего развития функциональных и эксплуатационных возможностей системы. Важным фактором при выборе системы также являлась минимальная стоимость владения с учетом издержек на эксплуатацию и амортизацию системы.
В ходе проекта автоматизированы бизнес-процессы, связанные с обработкой входящих, исходящих, внутренних и распорядительных документов. Система была введена в эксплуатацию (с момента разработки до непосредственно ввода) за 3 месяца. За это время был проведен анализ деловых процессов, произведена доработка системы с учетом специфики работы учреждения, проведена опытная эксплуатация системы, были собраны замечания от различных групп пользователей, разработана эксплуатационная документация. После проведения тестирования, доработки с учетом замечаний пользователей и их обучения началась промышленная эксплуатация системы.
На этапе опытной эксплуатации было проведено обучение всех пользователей – как в составе групп, так и индивидуально на рабочих местах, план обучения включал теоретические и практические занятия. Также на этапе опытной эксплуатации выполнялась доработка функциональности системы в соответствии с пожеланиями пользователей. Руководство учреждения, сотрудники делопроизводственной службы на всем протяжении проекта внедрения оказывали ему активную поддержку, что явилось одним из главных факторов успеха процесса внедрения.
