Переход на электронный документооборот поможет упростить совместную работу и управление информацией, а также оптимизировать процессы согласования документов. Для автоматизации было использовано решение BrightDocs, созданное компанией BrightConsult на базе Microsoft SharePoint Server и адаптированное непосредственно под задачи компании.
В ходе проекта в ИРИТО были разработаны единые регламенты работы с документацией, разграничен доступ и организована совместная работа с информацией, налажен контроль исполнения поручений. Учитывая основные задачи, выявленные специалистами BrightConsult в ходе предварительного анализа, большое внимание было уделено вопросам автоматизации цикла согласования документов. Помимо базового пакета решения BrightDocs специально для ИРИТО были спроектированы и реализованы процессы согласования актов сверки с дилерами, а также счетов на оплату. Кроме того, было проведено комплексное обучение администраторов ИРИТО с возможностью дальнейшей самостоятельной настройки и корректировки бизнес-процессов.
Следующий важный этап проекта – внедрение системы штрихкодирования и потокового сканирования, которая благодаря интеграции с IMS-системой ИРИТО позволит идентифицировать и отслеживать первичную бухгалтерскую документацию, повышая скорость обработки документов, снижая нагрузку на персонал и, как следствие, издержки компании.
«Учитывая географически распределенную структуру нашей компании, необходимость организации централизованного хранения и управления информацией, была для нас очевидна. Свой выбор мы остановили на решении BrightDocs, хорошо зарекомендовавшем себя на рынке и, что для нас было особенно важно, легко настраиваемом под конкретные задачи нашего бизнеса. Ранее в компании ИРИТО уже были предприняты попытки внедрения Microsoft SharePoint, однако отсутствие адаптации стандартного решения под специфику нашей деятельности не позволило добиться той эффективности, которую мы наблюдаем сегодня по итогам проекта», – говорит Сергей Коротаев, финансовый директор компании ИРИТО.
