За 10 лет успешной работы «САБМиллер РУС» объемы информации, поступающей от контрагентов, стремительно росли, и, как следствие, существенно увеличивались расходы компании на ее обработку. Все это время Компания была вынуждена пересылать оригиналы документов из региональных отделений в головной офис для дальнейшей обработки по почте. Это порой приводило к утере документов, а, в случае выявления ошибки в документе – необходимости отправки документа назад для исправления. Это негативно сказывалась на экономических показателях и репутации в глазах контрагентов.
Во время проведения проверок и аудитов сотрудники бухгалтерии тратили много времени на поиск и подборку оригиналов документов в бумажном архиве, что приводило к увеличению сроков проверок, а также подвергало Компанию рискам штрафных санкций. Высококвалифицированные сотрудники неэффективно расходовали свое рабочее время.
Одним из приоритетных направлений развития Компании было признано сокращение внутренних расходов и повышение качества обслуживания клиентов. Создание системы автоматизации обработки платежных документов полностью отвечало общим стратегическим целям Компании – как в вопросах сокращения затрат, так и в вопросах улучшения обслуживания клиентов. Для достижения поставленных целей было необходимо осуществить переход от ручной обработки документов к автоматизированной обработке их электронных образов документов, а также обеспечить автоматизированное получение необходимой отчетности, предоставить средства контроля и мониторинга работы в целом. По результатам проекта необходимо было достичь, в первую очередь, радикального сокращения накладных расходов, связанных с пересылкой бумажных документов из региональных отделений в центр на обработку, а также сократить период оплаты счетов.
Компания TerraLink предложила систему автоматизации управления первичными платежными документами поставщиков на базе продуктов SAP Document Access by OpenText (включая Archive Server by OpenText) и SAP Business Workflow. Реализованное с помощью указанных компонент решение автоматизирует операции сканирования, архивирования образов первичных бухгалтерских документов, их последующей привязки к бизнес-объектам SAP ERP, а также управления корпоративным архивом оригиналов документов на бумажных носителях. В ходе реализации решения потребовалась разработка и настройка таких функций, как печать и сканирование штрих-кодов, управление потоками работ (workflow), отчетность.
Каждая фаза (этап) проекта получила условные наименования в соответствии с отраслевой спецификой Компании. Проект был реализован в 4 фазы: Анализ текущего состояния, структурирование и формализация потребностей бизнес-пользователей; Разработка и внедрение решения, автоматизация бизнес-процесса обработки платежных документов; Масштабирование решения, его унификация и адаптация для обработки других типов бизнес-документов; Разработка системы управления корпоративным архивом оригиналов документов на бумажных носителях, доработка процессов обработки первичных бухгалтерских документов в соответствии с новыми требованиями заказчика.
Решение для компании «САБМиллер РУС» на базе продукта SAP Document Access by OpenText позволило успешно решать основные задачи по обработке первичной финансовой документации, и уже после двух месяцев эксплуатации увидеть серьезный бизнес-результат. Удалось сократить фонд заработной платы бухгалтерии и финансовых служб; накладные расходы, связанные с пересылкой бумажных документов из региональных отделений; среднее время оплаты счетов.
