Решение о внедрении СЭД было принято после того, как в 2009 году АФК «Система» приобрела контрольный пакет акций АНК «Башнефть». Перед новым руководством встала задача сделать управление холдингом более четким, эффективным и прозрачным. Переход на систему электронного документооборота (СЭД) стал одним из важнейших шагов на этом пути. Генеральным подрядчиком проекта выбрана компания «СИТРОНИКС Башкортостан», предложившая решение на базе «БОСС-Референт». Для решения задач, связанных с автоматизацией документооборота в различных подразделениях корпорации, была привлечена компания «АйТи», разработчик «БОСС-Референт».
В конце 2009 года в управляющей компании АНК «Башнефть» было реализовано пилотное внедрение СЭД на базе программного комплекса «БОСС-Референт» на 500 рабочих мест. По результатам этого проекта было принято решение тиражировать систему на все дочерние предприятия, соответствующие работы начались весной 2010 года. В итоге к системе было подключено еще примерно 2500 пользователей. В ходе проекта «СИТРОНИКС Башкортостан» и «АйТи» провели аналитическое исследование бизнес-процессов АНК «Башнефть», по результатам которого система «БОСС-Референт» была адаптирована под требования компании. Это позволило эффективно настроить взаимодействие предприятий холдинга, организовать обмен документами и их согласование, обеспечить контроль исполнения поручений. Также была настроена функция резервного копирования и реализован механизм загрузки нормативно-справочной информации из корпоративных систем.
В процессе внедрения СЭД был реализован ряд интересных решений. Например, работа пользователей с системой организована через веб-доступ. Для оптимизации затрат на создание и поддержку серверного оборудования создан единый аппаратный комплекс. Он включает в себя сервер документооборота управляющей компании и созданные с помощью среды виртуализации VMware виртуальные серверы для 6 дочерних организаций и 6 нефтегазодобывающих управлений, входящих в структуру АНК «Башнефть». Кроме того, сокращению затрат способствовало принятие руководством компании решения о приобретении генеральной лицензии на систему «БОСС-Референт», что предусматривает передачу неисключительных прав использования ПО для всех пользователей холдинга. В настоящее время система введена в промышленную эксплуатацию, в ней работают уже около трёх тысяч пользователей, и их количество продолжает расти. Сопровождение и техническую поддержку внедренной СЭД в АНК «Башнефть» обеспечивает «СИТРОНИКС Башкортостан».
В результате внедрения СЭД компании «Башнефть» удалось добиться сокращения сроков согласования документов, повышения исполнительской дисциплины, увеличения прозрачности управления и унификации документооборота.
