Проект создания системы электронного документооборота, реализованный в Администрации Псковской области, был представлен на конкурс, проведенный в рамках форума «ИНФОДОКУМ-2011. Эффективный документооборот власти и информационное общество». Работы вела компания АйТи. Авторитетное жюри тщательно рассмотрело поступившие заявки и признало проект автоматизации документооборота Администрации Псковской области одним из лучших. Особенности проекта — построение полнофункциональной СЭД на свободном программном обеспечении, сжатые сроки на проектирование и внедрение системы, и, как следствие, экономия бюджетных средств.
Проект начался в сентябре 2010 года. Для его реализации компанией АйТи была использована система БОСС-Референт 4J, разработанная на СПО-платформе JBoss и адаптированная под специфику деятельности российских органов государственной власти. Администрация Псковской области уже давно активно применяет в своей деятельности различные СПО-решения, поэтому внедрение новой СЭД, с точки зрения администрирования системы и поддержки пользователей, не вызвало больших затруднений у ИТ-специалистов Администрации.
К настоящему времени аппарат Администрации и органы исполнительной власти перешли на электронный внутренний документооборот — в системе работают 350 человек. Автоматизирована ежедневная деятельность руководителей подразделений, делопроизводителей, юристов и других специалистов, участвующих в документообороте. В электронном виде выполняется регистрация входящих, внутренних и исходящих документов. Система позволяет в любой момент времени получить актуальную информацию о статусе документов и проследить всю историю работы с ними, таким образом, осуществляется эффективный контроль исполнительской дисциплины на всех уровнях. Для реализации безбумажного документооборота организовано потоковое сканирование и распознавание печатных документов за счет интеграции системы БОСС-Референт 4J с решением ABBYY Recognition Server.
Начальник управления информационных технологий Администрации Псковской области Юрий Колесников так прокомментировал получение награды за проект внедрения системы электронного документооборота: «Очень приятно видеть, что наши усилия по созданию “электронного правительства” отмечены экспертной комиссией конкурса. Даже за небольшой срок эксплуатации системы БОСС-Референт 4J сотрудники Администрации и органов власти области уже ощутили положительные результаты: весь процесс документооборота находится под контролем и является абсолютно прозрачным. Теперь есть возможность удаленной работы с документами на ноутбуке или iPad в любое время суток, что лично для меня — большой плюс новой системы».
