Основной целью внедрения СЭД являлась комплексная автоматизация документооборота и делопроизводственной деятельности структурных подразделений инвестиционной компании «ЦентрАтом». До начала проекта заказчик использовал схему бумажного документооборота и картотеку зарегистрированных документов в формате MS Excel, что замедляло рабочий процесс. Осенью 2010 года «ЦентрАтом» провела тендер на внедрение системы электронного документооборота, по итогам которого исполнителем проекта стала компания АйТи. При сравнительном анализе функциональных возможностей различных систем, представленных на конкурс, была выбрана система класса ECM БОСС-Референт на платформе IBM Lotus Notes/Domino как наиболее соответствующая требованиям к функциональности.
Специалистам АйТи предстояло провести работы по внедрению СЭД на 50 рабочих местах, наладить автоматизацию основных бизнес-процессов компании и усилить контроль исполнительской дисциплины, а также оптимизировать взаимодействие структурных подразделений. Сначала проектная команда АйТи провела аналитическое обследование документооборота организации, совместно с заказчиком сформировала основные требования к системе, разработала оптимальную схему построения процессов электронной обработки документопотока и произвела первичную настройку системы. Затем были выполнены работы по внедрению СЭД, произведен запуск системы в опытную эксплуатацию и проведено обучение пользователей. В результате реализации проекта удалось автоматизировать обработку входящей и исходящей корреспонденции, распространение внутренней организационно-распорядительной документации, регистрацию письменных и устных обращений граждан, создание и согласование документов, контроль их исполнения. Кроме того, в СЭД был интегрирован модуль «Контроль договоров» с функционалом, который обеспечивает контроль за поэтапным исполнением договоров и предоставляет отчет по итогам выполненных работ. С внедрением СЭД заказчик получил прозрачную схему обработки документов, эффективный инструмент для взаимодействия всех структур и подразделений организации, а также расширенные функциональные возможности работы с документами.
«Внедрение системы электронного документооборота позволило нам выстроить более эффективную модель работы с документами, усилить контроль исполнительской дисциплины. В перспективе мы планируем продолжить развитие системы в соответствии с актуальными задачами, возникающими в процессе деятельности нашей организации», — отметил начальник отдела делопроизводства «ЦентрАтом» Павел Васин.
