В 2009 году на отдел делопроизводства Департамента Росприроднадзора по СЗФО легла серьезная нагрузка по обработке и маршрутизации большого потока документов. Причиной тому было объединение трех структур — Департамента Росприроднадзора по Северо-Западному федеральному округу и двух Управлений Росприроднадзора — по Санкт-Петербургу и Ленинградской области. Руководство объединенного Департамента приняло решение о внедрении системы электронного документооборота (СЭД) для автоматизации работы отдела делопроизводства.
Выбор СЭД был сделан в пользу решения, успешно внедренного в Центральном аппарате Росприроднадзора в Москве — «БОСС-Референт» версии 3. Внедрение СЭД позволило оптимизировать процесс регистрации документов и сократить рутинные операции служащих отдела делопроизводства за счет снижения количества копий документов и перехода к печати конвертов напрямую из системы электронного документооборота. В процессе апробации системы руководство Департамента увидело необходимость персональной работы в системе электронного документооборота в части наложения резолюций. Работа в системе позволила руководству Департамента повысить наглядность исполнения поручений. В итоге было автоматизировано 10 рабочих мест для служащих канцелярии и администрации.
В настоящее время этап внедрения системы завершен, идет постепенное наращивание используемого функционала, доработка отчетов по исполнительской дисциплине, подключение новых сотрудников к работе в системе. «В дальнейшем планируется увеличение количества рабочих мест СЭД для всех служащих, задействованных в документообороте Департамента, а также организация потокового сканирования на базе существующего оборудования», — сообщает заместитель Начальника Департамента Авдиенко Оксана Васильевна.
