Руководство федеральной службы всегда относилось с повышенным вниманием к структуризации работы с документами, поэтому желание модернизировать этот процесс послужило поводом к принятию решения об обновлении системы электронного документооборота. В ноябре 2009 года по результатам тендера исполнителем работ была выбрана компания АйТи.
На тот момент в ведомстве уже использовалась система на платформе IBM Lotus Notes, которая перестала удовлетворять возросшим требованиям к предоставляемому функционалу. Она нуждалась в модернизации в связи с увеличением количества документов, изменением состава и содержания технологических процедур делопроизводства. Поэтому Роструду был необходим переход к новой СЭД с более широкими функциональными возможностями. Таким образом, перед специалистами АйТи стоял ряд интересных задач, направленных на автоматизацию процессов документооборота в федеральной службе.
В структурных подразделениях центрального аппарата и территориальных органах Роструда планировалось разработать и внедрить единую сквозную технологию контроля исполнения организационно-распорядительных документов, обеспечить электронный учет их движения (в соответствии с внутренними регламентами), предоставить возможность электронного обмена информацией, повысить уровень информационной безопасности при передаче и хранении документов. Также для удобства поиска информации создать централизованное хранилище документов и внедрить функцию электронного визирования в ходе рассмотрения, согласования и утверждения документов, тем самым существенно повысив эффективность контрольных функций государственных инспекций по труду. Компания АйТи согласно условиям государственного контракта разработала для Роструда специализированную версию СЭД на базе системы БОСС-Референт: Госуправление. В новой СЭД были учтены все особенности ведения делопроизводства ведомства: выполнены работы по оптимизации процесса регистрации документов и их переводу из бумажного формата в электронный вид, налажено взаимодействие системы с уже функционирующими специализированными программами, которые позволяют одновременно сканировать большие объемы документации, прикрепляя автоматически образы документов к регистрационным карточкам СЭД.
В настоящее время в системе работает около 200 сотрудников федеральной службы, однако к концу 2010 года планируется продолжить внедрение СЭД Роструд в государственных инспекциях по труду, что как минимум на порядок увеличит количество пользователей.
