Для эффективного развития и повышения конкурентоспособности «Сода» реализует различные инвестиционные и инновационные программы. Решение о внедрении системы электронного документооборота (СЭД) было тщательно продуманным: рассматривались и оценивались по разным критериям практически все представленные на рынке системы. В результате была выбрана система DIRECTUM как наиболее полно отвечающая требованиям компании «Сода». Партнером по внедрении СЭД стала компания АйТи. Основными задачами проекта являлись ускорение процесса документооборота на предприятии, оптимизация взаимодействия между сотрудниками, упрощение контроля над исполнением поручений и упорядочивание работы с документами в целом.
В рамках первого этапа, к началу 2009 года были автоматизированы такие бизнес-процессы, как регистрация входящих документов и вынесение резолюций, работа с исходящими документами и договорами, а также процесс согласования договоров. Затем, в 2010 году специалисты АйТи выполнили работы, направленные на расширение функционала системы электронного документооборота. В частности, была автоматизирована работа со служебными записками, приказами и распоряжениями, а также процесс подготовки и проведение совещаний. Для удаленных пользователей была организована возможность работы с документами через web-интерфейс.
Кроме того, для хранения документов в ходе реализации проекта был создан электронный архив с использованием базы данных и службы файловых хранилищ. Для этого в системе организован общий ресурс, где каждый пользователь может сохранять документы, разграничивая права доступа к ним. Для облегчения поиска электронного документа по его бумажной копии используется технология быстрой идентификации документов DIRECTUM RapID, которая предполагает маркировку бумажных документов с помощью штрих-кодов.
Начальник управления информационных технологий «Соды» Владимир Коломиец отметил: «Внедрение СЭД напрямую отражается на конкурентных преимуществах нашей компании перед другими игроками рынка. C автоматизацией документооборота произошло ускорение информационных потоков, что наилучшим образом повлияло на функционирование всего предприятия».
