Раньше в вузе учет учебных планов и личных дел студентов, формирование приказов и справок велось вручную, что отнимало много времени. Для руководства было важно сократить время на учет успеваемости студентов, формирование академических и рабочих планов, иметь постоянный доступ к базе всех студентов.
Для автоматизации работы учебного процесса был выбран продукт «БИТ-АВРОБУС:Учебная часть», так как решение максимально отвечает целям клиента и обладает доступной ценой внедрения. После анализа рынка ИТ-компаний был выбран офис «АВРОБУС» компании «1С:Бухучет и Торговля» (БИТ), так как он работает с учебными заведениями с 1999 года и имеет ряд своих разработок для автоматизации работы вуза.
Были автоматизированы следующие задачи:
• Ведение учебных планов;
• Формирование и хранение личных дел студентов;
• Формирование академических и рабочих учебных планов;
• Учет успеваемости студентов (регистрация оценок по дисциплинам, формирование ведомостей, рейтинговая оценка знаний);
• Формирование приказов, регламентирующих процесс обучения (о зачислении, отчислении, переводе, утверждении тем курсовых и дипломных работ и др.);
• Формирование и печать справок по студенту (в том числе академической справки, учебной карточки по форме ¹13/14), формы диплома и приложения к диплому;
• Получение отчетности в различных разрезах: студенты, факультеты, формы и сроки обучения, учебные года, группы, специальности, специализации, дисциплины, оценки и др.
Проект реализован в течение 4-х месяцев, было автоматизировано 6 рабочих мест в учебной части и деканатах. Его реализация дала быстрый эффект. В несколько раз уменьшился срок формирования академического учебного плана, печатных форм академического учебного плана, дисциплин по кафедрам, заполнение рабочего учебного плана. Значительно сократилось время на регистрацию оценок студентов, рейтинговую оценку знаний, формирование ведомостей аттестации и переаттестации, посещаемости, экзаменационных листов и карточек студентов. Обеспечен оперативный доступ к информации об учащихся: личные данные, сведения об образовании и успеваемости.Количество ошибок в отражении данных об учебном процессе свелось к минимуму.
